为了更好地做好技术档案管理,规范技术档案的收集、整理、存档、借阅等工作,依据《中华人民共和国档案法》,结合公司实际情况,制订本制度。
第一条 档案管理工作的基本原则:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主,档案由专人统一管理,以便于随时调用,维护档案的完整与安全。
第二条 档案管理部门接受上级部门的业务指导、监督和检查,负责管理本单位的科技(部分)档案,其任务是:
(一)各单位整理、立卷、鉴定、保管公司的档案;
(二)积极开展档案的提供利用工作;
(三)进行档案统计;
(四)认真学习《中华人民共和国档案法》有关规定和档案管理工作的业务知识,掌握归档的基本方法,保证档案质量。
第三条 认真做好归档工作,归档内容包括:
(一)公司建立及变更的有关原始资料或复印件;
(二)工程建设、安装及变更的有关原始资料;
(三)所有设备及其维修的原始资料;
(四)所有运行记录和检查表格;
(五)压力容器、计量器具、阀门的原始资料和定期检测证书等;
(六)国家有关法律、法规、标准、规程、有关文件及会议记录等;
(七)公司各部门关于生产和技术方面的发文等;
(八)其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。
第四条 归档要求
(一)归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档;
(二)案卷标题要简明准确,整理好的`案卷要确定案卷的保管期限,原则上分为永久、长期(16年以上,50年以下)、短期(15年以下)三种;
(三)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表;
(四)全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档号,然后逐卷登记,填写案卷目录。
第五条 档案借阅管理
(一)借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅,不能带出,必须带出档案室查阅的,要经过主管领导批准;
(二)借阅时间,一般档案最长不超过10天,密级档案最长不超过一周;
(三)借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在图纸上圈点、划线和涂改,未经批准不得复印档案;
(四)借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需经主管领导批准。
