高校教学档案管理之我见

高校教学档案　管理之我见　口吴建英陈传华　高校教学档案是指高校教师、学生、教学管理人员在　我国高等教育开始进入大众化阶段，高校大规模扩大　日常教学活动、教学建设、教学管理（包括教学评估和教　招生，招生计划、专业设置、教学计划、学生成绩、学籍　学评价）等活动中形成的具有保存价值的文字、图片、录　管理、师资、教室资源等教学档案资料越来越多。单靠手　音、录像等文件资料。对这些资料进行收集、整理、分　工操作，不仅繁琐，工作量大，而且资料占用比较大的空　类、归档、保管和使用等就是对教学档案进行管理。高校　间，需增加配置存放教学档案的橱柜、专用库房，建立教　教学档案在体现为教学服务的最佳功能同时，应充分发挥　学档案管理信息系统，进行科学合理管理，已势在必行。　在高校各项工作中的作用，做好收集工作，丰富、优化档　将部分教学文件制成电子版档案利用与保存，逐步实现以　案馆（室）藏，开发利用价值较高的教学档案信息资源，更　缩微品代替原件，以电子文档代替纸质资料，逐步实现教　好地为高校和社会服务。下面是对高校教学档案管理工作　学档案管理现代化，提高教学档案管理整体水平。　的一些初步探讨：　运用现代化自动技术开发利用档案信息资源是一项潜　建立教学档案管理制度　力大、前景好的工作　随着高校信息化建设的快速发展，　在教学管理中实行“三纳入，四同步”。教学档案是　特别是教务管理信息系统的应用，对教学档案管理队伍提　教学管理的重要组成部分，教学档案工作涉及有关教学活　出了更高的要求。加强档案工作人员培训，提高教学档案　动的各个环节，提高档案管理工作的及时性、完整性、准　管理人员的素质，建立教学档案管理信息系统，更方便、　确性和系统性水平，将有效规范学校的教学工作。实行　更快捷查找利用所需的教学资料，才能提高教学档案管理　“三纳入”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制　水平，才能充分发挥教学档案的作用，更好地为教学服　度，纳入各级管理人员岗位责任制，作为考核教学质量和　务。档案管理人员要认真学习、掌握计算机网络化及多媒　管理水平的标准之一。实行“四同步”，即下达教学任务　体等先进技术，选用引进起点高、功能兼容性强的档案信　与提出教学文件材料的归档要求同步，检查教学工作与检　息管理软件来管理档案，逐步编制配套的检索与参考工　查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质　具，建立健全有效的网络检索体系，手检、机检相辅相　量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材　成，齐头并用，方便利用者直接、快捷地用计算机查阅档　料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案　案信息。因此，应开通网络，建立有关教学中的董要文件　部门出具归档证明同步。这样就保证了教学档案材料收集　数据库、统计数字数据库、学籍卡数据库、教学改革等方　的齐全、完整。　面的数据库，在网上提供服务，并逐步实现教学档案管理　加快教学档案的开发．利用和服务工作　信息系统与教务管理信息系统的资源共享。档案工作者必　教学档案收集归档是手段，提供利用是目的。教学档　须及时对现有教学档案信息资源开发挖掘，把资源优势转　案完整收集、系统成卷、归档收藏，仅是一种信息资源的　变为信息优势。教学档案是高校档案的重要组成部分，要　存储。档案的生命在干它的有用性，不积极地开展档案信　为学校的各项工作提供优质服务，就必须把教学档案信息　息资源的开发利用工作，只将它束之高阁，就失去了它自　资源的获取开发作为日常工作的一项重要内容，抓紧抓　身的价值。因此，应强化档案馆（室）基础工作，它是开发　好，使之在办学过程中发挥积极的作用。　利用的必要保证。档案管理者要积极主动的提供教学档案　高校教学档案管理工作是一项琐碎、枯燥的工作。档　的利用，必须充分了解利用者需求。要了解档案利用者，　案工作人员既是专业人员，又是服务人员，因此要有强烈　首先要了解学校的中心工作和主要任务。学校各单位发文　的责任心、敬业精神和较强的业务能力。在工作中需要树　时应直接发一份给档案部门，使档案工作者很快了解学校　立超前意识并用科学的发展观，了解学校的中心工作和主　的工作动态，分析掌握其对档案的需求。档案管理人员还　要任务，摸清档案需求的动向，把握档案材料利用者的需　应了解用户的心态　：改进服务方式，提高服务的水平与质　求，了解广大利用者的心态及利用者对档案利用效果和对　量。档案管理工作者，既是专业人员，又是服务人员，要　档案工作的评价，不断总结高校教学档案利用的特点、规　在用户和档案之间起到桥梁与纽带作用。　律，才能不断提高高校教学档案管理的水平。　建立教学档案管理信息系统　（作者单位：浙江水利水电专科学校）　ｏ