高校教学秘书的工作职能与必备素养 曹磊周燕芳（保山学院 摘要：高校教学秘书是高校最基层最直接的管理人员，其工作效率直接 ３高校教学秘书的必备素养 影响着教学Ｔ作的正常运转。教学秘书应该认清其Ｉ作职能，理清思路，不断 从教学秘书的工作职能可以看出，教学秘书的工作渗透于教学 提高自身素养，从而适应教学工作的正常发展。 管理的各个方面和环节，其工作直接影响到学院甚至全校教学活动 关键词：教学秘书职能 素养 ０引言 近年来，随着国家对高校教育的重视，高校招生人数的不断扩为一名合格的教学耐书 大，师资力量的大幅增加，教学模式的持续改革，学校对教学管理工 ３１思想道德素养具有良好的思想道德素养是成为一名优秀 作的要求逐渐完善，工作的信息化、规范化的比重也不断增大，对从教学秘书的首要条件教学秘书从事的工作多是一些繁杂的、琐碎的 事教学管理工作的人员素质标准也不断提高。教学秘书是高校最基和具体的日常性工作这就要求教学秘书必须具有高度的政治责任 ．及教学管理工作的成败。只有那些具备良好的思想道德素养、雄厚的 文化素养扎实的专业素养的人员，才能适应这一工作的需要，并成 、。，层最直接的教学管理人员，是学院领导的参谋，是高校二级院（系）与心、强烈的责任感和敬业精神，正确认识自己所从事的工作，树立服 学校教学工作的联系纽带，其工作的好坏直接或间接影响到学校的务意识和服务思想，全心全意为教育事业服务。同时，不断提高自己 教学质量和教学效果。教学秘书高效细致的工作，是保证教学工作正的政治思想水平和理论水平，力求在工作中用理论指导实践，从 常运行的基础，在教学管理中起着不可或缺的作用。重视教学秘书工而更好的贯彻执行上级的教学指导思想，适应工作和形势发展的需 作，对维护高校教学秩序，加强教学管理、提高教学质量起着至关重要。 要的作用。８．２文化素养合理的知识结构和广博的学识是对教学秘书自 １高校教学秘书的作用 身文化的要求，也是教学秘书队伍专业化的基础。教学秘书不仅要熟 教学管理是高校管理的重心所在，是提高整体办学水平的根本知本职工作的专业知识，还应具备所在学院专业的相关知识以及该 保证。而教学秘书工作是教学管理工作的重要环节，其工作性学科发展的一般规律和要求，从而合理开展各项教学管理工作，为学 强、业务性强、服务性强，工作量也很大，肩负着上情下达、下情上传， 生和教师服务。另外，学习有关教育学、教育心理学和管学理方面的 是连接学校教务工作与各系教学工作的桥梁和纽带。教学秘书的主专业知识，不断更新自身的知识结构，吸收信息化和自动化管理观念 要作用是协助教务处和院系领导做好校、院（系）的日常教学管理、资和方法，将先进科学的管理知识和教育方法运用到实际工作中，从而 料、档案管理及突发性教学事务等工作，并负责处理院（系）内的有关形成具有自身特色和应用价值的教育思想、管理观念和工作方法，不 教学事务，保证本院（系）各专业教学计划的正常执行，为部门和上级 断提高管理效率。 领导提供决策依据；及时将教学过程中发现和发生的问题反馈给有 ３．３专业素养 关部门，使学校能按时解决和调整；协调学校部门、院领导、教师、学 ３．３．１良好的心理素养教学秘书作为联系院（系）与学校教学 生之间的关系，又要完成院内的教学管理和组织工作。 工作关系的纽带，其工作任务重，涉及面广，管理和服务的对象主要 ２高校教学秘书的工作职能 是人，这就要求必须具备良好的心理素养。在工作中，遇事不慌、不 ２．１服务职能教学秘书的工作是一项计划性强、内容繁杂、细烦、不怕，要能吃苦耐劳、宽容豁达，要善于调节、控制自己的情绪，使 致的综合性服务工作，以服务于教学为目的。教学秘书服务的对象是 自己经常保持稳定、开朗、乐观的心境，用积极向上的工作态度、任劳 有思想、有知识的领导、教师和学生，他们的年龄、职称、性格、学历、任怨的服务精神感染学生和老师，建立良好的互动合作关系，形成宽 生活环境等均有所不同，这就要求教学秘书必须要把服务作为最基松愉悦的工作氛围。因此，教学秘书在不断扩充理论应用知识、提高 本的职能，树立自觉服务的意识，在实际工作中做到尽心尽职、细致各种办事能力的同日寸，必须自觉加强和培养心理素养，不断提高自身 入微、严谨缜密。对于领导安排的任务、教师、学生提出的问题、要求， 的组织协调能力及人际交往能力，形成良好的工作作风，勇于排除工 要充分考虑具体情况，发挥教学秘书的特殊作用，帮助妥善解决，保作中的困难，顺利完成教学管理工作。 障日常教学活动的顺利开展。 ３．３＿２表达和写作能力教学秘书工作的协调职能决定了其在 ２＿２辅助职能教学秘书主要是从属于领导，负责辅助教学院长工作中必须要有良好的口语表达能力，对上要能清晰扼要地汇报工 处理各项日常教学事务，安排系里教学工作的具体事宜，保证各项工作情况和工作进度，对下要能简洁明确地组织安排教学任务，做到 作的落实。对于出现的突发事件和教学过程中存在的各种问题，要适语言得体、表达清楚。同时，文字写作能力也是一个合格教学秘书的 时给予建议并作协助处理。同时，对布置的工作要做好跟踪，督促各基本要求。教学秘书要经常根据教学中的实际情况撰写一些教学文 有关人员按时完成，收集各类教学信息，及时汇总教学工作情况并向书，如请示、报告、通知、学期工作计划或总结等，这就需要教学秘书 教学院长汇报，为教学院长的决策提供依据。 具有较强的文字表达能力，做到及时、准确、简洁正确地进行书面语 ２．３协调职能教学秘书是一个连接上级与下级的纽带，其工作言写作，完整地表达思想，从而更快、更好的保证信息通畅，提高工 岗位处于学校教学管理部门、教师、学生的教学信息交汇点，一方面作效率。 要将学校部门下达的各项通知和工作内容传达给教学院长和学院的 ３．３．３现代信息处理能力在如今信息数字化、网络化时代，作 教师及学生，另一方面也要协助教学院长完成日常的教学管理工作。 为现代高校教学秘书，工作方法和手段也要适应新形势、掌握新技 因此，教学秘书承担着协调各种教学管理关系的重任，要通过有效地术。必须熟练掌握计算机基本操作知识和现代办公自动化信息处理 运用沟通手段，协调各院之间、教师和学生之间的关系。既要做到“上技能，如排课系统、学籍管理系统、日常办公软件等，使信息更加系统 传下达”，又要做到“下情上报”。所以，教学秘书的有效协调与沟通， 化、科学化和规范化。同时，面对大量的信息资料，还应有正确处理信 是保障教学工作达到预期目标，保证教学秩序正常运转的基本手段。息的能力，剔除冗余信息和不良信息，吸取有益信息，进行有效整合， ２．４管理职能教学秘书是高校最基层也是最直接的教学管理构建自己工作的新途径，为领导决策和师生提供及时、准确、完整、有 人员，直接参与教学活动的组织和安排，负责管理好与教学相关的一效的信息服务。 切文件材料。其管理工作具有时限性、周期性和规范性。每学期的教 ３．３．４自我提高能力在完成日常事务性工作余，教学秘书要善 学周数，每个工作阶段教学任务的周期性运转都有严格的时间， 于摸索、总结教学管理经验，开展教育教学研究，探索教学管理的规 教学秘书在熟悉教学工作相关的各项、要求和操作流程下，从事律，创新工作的技能技巧，提高管理的效率。如应对突发性事件，在原 实际教学管理活动。一般来说，主要分以下几块工作：学籍管理、教务则性基础上灵活处理以后，要记录好事件原因、过程和结果，对于类 教学管理、考务管理、成绩管理、教学档案管理等。 似事件频发原因进行及时分析和归纳，寻找解决办法和应对策略，防 １３９ 铁路基层党校“多媒体教学系统’’的组建与维护 杨牟昌流（上海铁路局党干校南京分校组教室） 摘要：随着信息技术的迅速发展、计算机技术、网络技术和多媒体技术的 动、有趣、直观、高效。 曰益成熟，多媒体教学、视频会议、远程视频教学在现代教学中越来越普遍， １．３网络功能的扩展２１世纪是网络的时代，我校从２００５年起 本文阐述了铁路基层党校“多媒体教学系统”的组建所需的软硬件设置、组建 就建立了可连接“铁路局域网”和“国际互联网”的校园网，利用“多媒 方式、网络功能的扩展及组建后系统的日常维护。 体教学系统”，和校园网的双网接口可以实现网络教学，很方便地下 关键词：多媒体教学系统组建维护 容也可挂在路网的Ｗｅｂ站点上可供学员课后下载，将学员从繁重 的课堂记录中出来，减轻了学生的学习压力，对学员提出的各种 的信息技术已成为发展人类能力的创造性工具。铁路基层党校作为 问题，可利用电子邮件的形式给予解答，对传统教学模式起到一种很 培养铁路基层干部的场所，如何把现有的多媒体及其它相关的设备 好的补充作用。 进行有机组合，构建“多媒体教学系统”来提高设备利用率、提高教学 视频会议及视频教学：利用专用的视频设备及铁通提供的专用 效果，就显得非常重要。笔者针对“多媒体教学系统”的组建与维护进 网络通道，可作为上海铁路局和路局党干校的视频会议及视频教学 行论述。 点。曾在２００９年成功举办过二期上海铁路局处级领导干部的视频 １“多媒体教学系统”的组建 会议，使南京地区各单位的领导不需远赴上海，就近在我校参加会 组建一个“多媒体教学系统”，实现用计算机教学、网络辅导、远 议。节省了各单位领导们的大量宝贵时间，也为路局节省了大量的接 程视频会议及远程视频教学，满足教职员工对文化娱乐方面日益增 待、食宿开支，使更多的人接受高水平专家的讲课，节省了教学资源。 长的要求。这个系统由以下几个方面组成。 ２“多媒体教学系统”的维护 １．１硬件与软件的基本要求在教室中按多媒体教学的要求，在 “多媒体教学系统”的建立对不断提高教学质量，丰富教职员工 讲台的合适位置预留足够使用的，音频、视频、扩音系统及电源插口， 的业余文化生活起到积极作用。为确保“多媒体教学系统”的正常稳 安装投影机及屏幕，并配置教学用多媒体电脑。在控制室中主要有信 定的运行，务必做到操作规范、管理得当、维护到位。 号分配器、调音台、音响设备、卡拉０Ｋ设备、有线和无线的话简等。 ２．１多媒体教室和控制室的维护首先规范多媒体设备的管理 教师多媒体电脑主要用于快速处理教师授课的所需的数字化信息， 制度。设备的使用应由专人负责，对上课用到多媒体设备的教师，要 并输出信号到投影机和扩音系统以实现声像的再现展示给学生。计 教会他们正确的使用方法，减少误操作，杜绝乱操作。定期检查用电 算机硬件应选用市面配置较高档的产品。软件系统的基本配置应为： 线路是否完好，环境是否干燥，防止短路和断路，保证多媒体设备的 ｗｉｎｘｐ以上的操作系统，办公软件、可在线升级的杀毒软件，媒体文 安全使用。 件的播放工具等通用的应用程序，教师各自专用的应用程序。投影机 教室防尘：很多时候，多媒体教室出现各种莫名其妙的故障都 系统包括投影机和屏幕，主要用于将教学多媒体电脑、ＤＶＤ影碟机、 是由灰尘引起的。这种故障在计算机和投影仪上表现的尤其明显。 卡拉０Ｋ点歌系统、视频会议送来的信号还原为直观的视觉信 多媒体设备都是一些比较精密的电子仪器，附着在电路板上的灰 号——文字、视频、图像、图片。这是课堂教学基本环境中的重要组成 尘积聚到一定程度，就会腐蚀各配件、芯片的电路板，引起机器内 部分ｉ几乎担负所有视觉信号再现的重任，投影机在确定的环境中要 部线路断路，引发故障。为此，应定期用不掉毛的小毛刷或者皮吹 尽可能克服环境亮度的干扰，要有合适的输入信号接口类型等。调音 对电子产品内部进行清洁，同时保持室内清洁，平时不用多媒体设 台、音响设备组成的扩音系统主要是将教师用多媒体电脑，有线话 备时，最好用防尘罩或绒布将他们遮盖起来，防止空气中的灰尘进 筒、无线话筒、ＤＶＤ及卡拉ＯＫ送来的音频放大和还原为听觉信号， 入其内部。 扩音系统的音效还原保真度要高，背景噪音要小，抑制啸叫的能力要 ２．２计算机常见故障和维护在“多媒体教学系统“中计算机是 强，音频信号的动态范围要大。信号分配器主要切换为同任务的信号 必不可少的设备，而且使用很频繁，肯定会引起计算机出现各种各样 连接不同的设备。 的故障，如电脑速度变慢、频繁重启、安装的教学软件不能使用、甚至 １．２“多媒体教学系统”的四种联结方式与作用 系统瘫痪。对于一些硬件发生的故障，可以采取更换相应硬件的方法 １－２．１合上总电源及调音台、音Ⅱ向设备的电源，扩音系统开始工 加以解决，大多数碰到的是软件故障，根据本人的经验，建议采用以 作，多媒体教室就可以作为会议或演讲厅使用。 下措施：将计算机硬盘分为三个区，其中两个小区，一个大区，Ｃ盘装 １＿２＿２合上总电源，开启扩音系统，将信号分配器选择卡拉０Ｋ， 操作系统，Ｄ盘留给老师装教学课件，可大一些，Ｅ盘装管理人员备 开启投影机系统和卡拉ＯＫ专用电脑，整个多媒体教室就可以作为 份的软件，如系统克隆包，魔法分区等常用软件，已备恢复系统时使 卡拉ＯＫ娱乐厅使用，满足学员、学校员工的文化娱乐需求。 用，安装版本较新的杀毒软件。这样就能保证在系统瘫痪时能够快速 １＿２．３合上总电源，开启扩音系统，开启投影机系统，ＤＶＤ影碟 恢复，不影响多媒体教学。 机、将信号分配器选择ＤＶＤ播放，多媒体教室就可以播放各种ＤＶＤ 总之，“多媒体教学系统”的组建需要全校员工、多媒体设备管理 教学片、娱乐片、音乐等。 人员、校领导的共同努力来完成。建成后还需要根据上课教师的评价 １．２．４合上总电源，开启扩音系统、投影机系统和教师用多媒体 对系统加以改进；同时多媒体设备管理人员要经常对系统进行维护、 电脑，开启网络设备，教室就是一个多功能多媒体教室和学术报告 保养和管理，努力打造一个运行稳定、安全可靠，为铁路基层党校提 厅。为学生提供影音、图文适时交互的教学环境，使教学过程更加生 供多种服务的“多媒体教学系统”。 ２１世纪是一个信息化的社会，以网络技术和多媒体技术为核心 （上接第１３９页） 上旬刊 止此类事件的再次出现。 【２】董庭华，申开敏试论高校院级教学管理人员的作用与素质——以教 总之，高校教学秘书只有根据自身所处的位置和发挥的作用，明 Ｊ】．海南师范大学学报．２００９年第５期． 确自身的工作职能，不断培养和提高自身专业素养，更新工作观念和 学秘书为例【【３】朱云飞．高校教学秘书素养这我见［Ｊ】．辽宁行政学院学报２００８年第１ 方法，才能跟上时代发展的步伐，在促进事业发展中实现自我超越和 期． 自身发展，真正发挥好应有的作用。 ０引言 载到实用及时的教学资料，使教学内容更加丰富多彩，教师上课的内 【４】薛宝颖．对高校教学秘书工作的认识与思考【Ｊ】河交农业大学学报． 参考文献： １】施杨靖．浅谈教学秘书不良心理及解决途径［Ｊ］．科技文汇．２００９年６月 ２００９年９月 １４０
