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目录：

一、系统简介 二、组织框架

三、物流与功能流程

一、系统简介

病案无纸化管理系统

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二、组织框架

1．

机构

1.1、层次

共分三级：公司级、分店部门级和班组织。如图1-1

公司 公司职能部门 分店 班组 配送中心 图1-1

行政关系 业务联系 1.2、现有机构组成 公司级：总经理室；

部门级：分布在具体地区的连锁店（加盟店、特许店），公司各职能部门（人事行政部，财务部、信息管理部、市场营销采购部、企划管理部等）、配送中心

班组级：分店和配送中心的管理班组； 1.3、职能与权限

下面我只对与系统开发有关的机构职能进行阐述（按层次说明）： 公司级： 1.3.1、总经理室

1.3.1.1、制定公司整体发展策略；

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1.3.1.2、批准销售计划；协调公司内各部门的工作； 1.3.1.3、管理监督和指导下属各分店（部门）的工作； 1.3.1.4、决定公司高层人事的变动；

1.3.1.5、分析公司的销售、库存、采购、付款等情况； 1.3.1.6、批准各分店和配送中心的盘点、损益报告及价格 公司部门级： 1.3.2、人事行政部

1.3.2.1、负责人员的工资考勤、招聘、培训、建档、考核、晋级、定级、奖惩和解聘；

1.3.2.2、管理全公司的固定资产以及办公用品 1.3.3、财务部

1.3.3.1、处理公司日常财务事宜；

1.3.3.2、根据销售数据和总经理室或市场营销采购部的要求支付货款，并记录货款流水；

1.3.3.3、根据合同（协议）制定出财务付款计划；对进出进行管理；

1.3.3.4、根据分店和配送中心提供的销售、进货、配送、退货、退厂、调价、优惠、损益、报残、盘点数据，对公司进、销、存按进价和售价进行核算；

1.3.4、财务部市场营销采购部

1.3.4.1、实施商品的引进、退货、更新、定位和淘汰；

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1.3.4.2、制定价格（调价和优惠）和促销计划（方案）并付诸实施；

1.3.4.3、为总经理室和其他部门提供相关报表和数据； 1.3.4.4、制定付款计划报总经理批准后交财务部实施； 1.3.4.5、处理大宗销售合同（批发销售） 1.3.4.6、统一制定商品的基本信息； 1.3.4.7、制定配送和退库指令。 1.3.5、配送中心

1.3.5.1、负责商品的进、退、换、配、运输； 1.3.5.2、负责验收和保管商品； 1.3.5.3、制定商品配送计划；

1.3.5.4、接受分店要货数据，并及时向市场营销采购部通报缺货信息和数据。

1.3.6、信息管理中心

1.3.6.1、负责公司软、硬件和网络的日常维护与管理。确保公司信息系统的安全，保证其能正常运转；

1.3.6.2、管理系统维护和资料录入人员，依据各分店（部门）的管理职能和权订权限方案。 1.3.7、企划管理部

1.3.7.1、审批和核对分店（配送中心）的盘点、损益、报残及价格；

1.3.8、分店（加盟店、特许店）

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1.3.8.1、管理本店的日常事务；

1.3.8.2、执行公司指令和，及时反馈市场行情和走势（指令是指配送、退货、调价等；是指商品的促销、优惠、让利等）；

1.3.8.3、建议商品的价格、在权限范围内设定本店商品的价格； 1.3.8.4、管理本店商品的进、销、存、退、换、盘、损、残、调、借、增等；

1.3.8.5、确定商品的摆放位置。 1.3.9、班组

1.3.9.1、管理所属班组的人和事；

1.3.9.2、管理班组的进、退、损、溢、残，以及商品的保管和放置工作。

1.4、职务 1.4.1、层次

总经理、副总经理、经理、经理助理、主任、配货员、仓库保管员、验收员、押运员、营业员、收银员、业务员。 1.4.2、职权范围

同级别职务存在的共性职权，也存在个性的职权。 1.4.2.1、职权共性：下面我分四个级别分别说明。

副总经理级：对总经理负责，管理总经理委托管理的事务，代总经理听取部门的工作汇报和计划，批复相关报告（如；批准盘点、损益报告等）。

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经理（经理助理）级：他是本部门的首长，对上向总经理负责，对下管理日常工作，组织和管理所属部门的员工，建议对部门员工的奖惩、任免和调动。制定本部门的工作计划。

主任（组长）级：他对部门经理负责，管理经理委托处理的事务。 其他级别：对主任或组长负责，在干好本职工作的同时，完成主任或组长交与的任务。 1.4.2.2、总经理

1.4.2.2.1、查询、统计、和分析核心进、销、存报表； 1.4.2.2.2、批准货款以及大额商品的损益和残损； 1.4.2.2.3、确定公司中长期营销方针和销售计划。 1.4.2.2.4、决定公司重要植物的任免和调动； 1.4.2.2.5、批准必备商品目录和商品配置单； 1.4.2.2.6、批准价格。 市场营销采购部

1.4.2.3、经理或经理助理

1.4.2.3.1、制定本部门的营销方案和销售计划；

1.4.2.3 .2、根据市场情况，会同企划管理部经理适时调整价格；

1.4.2.3.3、审批商品引进和淘汰，确定商品价格； 1.4.2.3 .4、初审必备商品目录和商品配置单。 1.4.2.4、业务员

1.4.2.4.1`引进厂家，拟订销售合同，引进新商品，初定商品价格；

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1.4.2.4.2根据补货数据及时制定采购计划，并草拟付款计划； 1.4.2.4.3及时发布滞销、待销、淘汰等商品目录； 1.4.2.4.4负责与厂家协调商品的退和换； 1.4.2.4.5拟定必备商品的目录和商品配置单； 配送中心

1.4.2.5、经理或经理助理

1.4.2.5.1制定物流配送计划，管理配送车辆； 1.4.2.5.2 监督检查实际配送情况； 1.4.2.5.3审核商品的损益、盘点报告； 1.4.2.5.4建议人员的岗位和奖金设置。 1.4.2.6、仓库主任

1.4.2.6.1动态掌握商品库存情况，及时发布货源补货； 1.4.2.6.2根据定货单和合同，检查验收商品入库，确保商品保质保量的配送到分店；

1.4.2.6.3按要求分装商品并及时调整商品资料； 1.4.2.7、仓库保管员

1.4.2.7.1负责商品入库和出库，对商品进行日常保管； 1.4.2.7.2为仓库主任提供商品库存的情况；

1.4.2.7.3在商品入库时负责实物与送货单的核对，按提货单内容出库

1.4.2.8、配货员

1.4.2.8.1根据提货单内容到仓库保管员处提货，并保证商品出库

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是完好；

1.4.2.8.2根据配送计划，按时把商品提到指定地点。 1.4.2.9、押运员

1.4.2.9.1根据送货单查点实物，与该单位进行交接 1.4.2.10、验收员

1.4.2.10.1根据定单内容验收商品入库 企划管理部

1.4.2.10 经理或经理助理

1.4.2.10.1制定销售计划报总经理批准，及时向人事行政部提供计划完成情况的报告；

1.4.2.10.2 审批分店（配送中心）的盘点、损益和残损报告； 1.4.2.10.3、 与市场营销采购部经理共同制定价格 人事行政部

1.4.2.11、 经理或经理助理

1.4.2.11、1掌握公司的人事档案，制定公司的各项规章制度； 1.4.2.11、 初核重大的人事变动，批准对各类人员奖励和处罚决

定；

1.4.2.11.3 、初核公司考勤、工资、奖金的方案；

1.4.2.12、管理人员

1.4.2.12.1、处理公司员工的资料；

1.4.2.12.2、拟订公司的考勤、工资、奖金的方案；

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信息管理部

1.4.2.13、 经理或经理助理

1.4.2.13.1 制定与信息系统相关的规章制度，并负责监督和实

施；

1.4.2.13.2 处理做出对信息系统构成威胁的人，并根据规定提出处罚意见视情况报总经理批准。

1.4.2.13.3 制定核规划不同时期的信息系统解决方案，依据各部门的管理只能与权定系统访问权限方案。 1.4.2.14、维护人员

1.4.2.14.1维护系统软硬件核网络，保证系统正常运转。 1.4.2.14.2 培训新员工，根据公司需要编写一些小系统。 财务部

1.4.2.15、经理或经理助理

1.4.2.15.1制定付款计划，审批货款 1.4.2.16、管理人员

1.4.2.16.1记录付款流水，管理进出 分店

1.4.2.17、经理（店长）

1.4.2.17.1、负责商品进、销、存、退、换、盘、损、残、调、借、增等的管理；

1.4.2.17.2、建议员工的调动核任免

1.4.2.18、班组长

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1.4.2.18.1 负责商品的日常管理包括：商品价格的调整、商品的放置位置、

商品的盘点、商品的销售、商品的损益等等。 1.5内容组成

1.5.1机构 层次编码、编码、名称、负责人、电话、地址、邮政编码、开户银行、银行帐号、税务登记号、房租费、建筑面积、营业面积、开业时间、部门性质、销售计划、IP地址；

1.5.2人员 人员编号、姓名、性别、照片、人员类型、职务、角色、人员注册名、家庭住址、住宅电话、手机号、寻呼机号、聘用日期、合同副本、简历、职位等、社会关系、照片、所属部门。

1. 6编码原则 1.6.1.级别编码位溢位

1.6.2.机构编码由两个部分组成，前三位部门编号，后二位班组号。 1.6.3.人员编码由五位流水号组成 2. 商品 2.1 层次

我们根据现有商品架构可归纳成三层即商品大类、小类和分类；

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2.2 内容组成

编码、名称、税率、特征、货位； 2.3 编码原则

类别编码原则上为六位，大类二位，小类二位和分类二位

三、物流与功能流程

1、

引进新商品与定价

1.1 涉及部门和职位

部门：公司、市场营销采购部、配送中心

职位：市场营销采购部经理（A）、市场营销部业务员（B）、配送

中心仓库保管员（C）

1. 2流程图

1.2.1物流（见图2-1）

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公司 B 引进新商品并拟定零售价和批发价 A 审批同意进场并决定零售价和批发价 配送中心 1. 接受分店的商品资料 2. 接收配送中心对商品资料的补充和修改 3. 向配送中心通报商品资料 配送中心 1. 接受公司的新商品资料 2. 上报对商品信息的补充 3. 通知分店商品信息 C 以商品资料位蓝本核对实物，更新商品 分店 接受配送中心资料 图2-

1.2.2功能流程图

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公司 B 填写商品引进单 提请申请 A 批准 1. 系统自动编码，增加商品信息单数据，生成新商品单 2. 增加商品条码单数据 3. 更新商品信息单数据 4. 增加商品信息单 通讯 服务 器 1. 发送新商品至配送中心 2. 接受配送中心对商品信息的 修改以及品条码单 配送中心 通讯 服务 器 1. 接受公司的新商品信息单 2. 发送商品信息单和商品条码单到公司、分店 1. 增加新商品信息单数 据 2. 更新与增加商品信息单和商品条码单数据 C 核对新商品信息单，并输入商品条码信息 分店 通讯 服务 器 接受配 中心的商品信息单和商品条码单 修改与增加商品信息单和商品条码单数据 图2-2 1.3注意事项

1.3.1 新品的定义：满足以下三个条件中的一个即可以称为新品。第一、商品信息单中不存在的商品；第二、重要属性和存在属性不同的；第三、原有商品的升级，又不能修改或删除原有商品资料。

1.3.2 在第一次购进时，仓库主任可根据商品的实际情况，可修补除价格以外商品信息。

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1.3.3 商品信息的编码按一定规律由公司统一制定，商品的条码由配送中心录入并发布。

1.3.4 允许用户定义附属商品，即商品属于另外一个商品。在定义时必须声明是否直送商品。

1.3.5 商品信息中的零售价和含税进价只是作为参考之用，它 随着不同进货批次而发生变化。 1.3.6编码原则：

商品编号：由两个部分组成，六位编码＋四位包装率；

进场申请单号：由三个部分组成，申请单位＋四位年份＋五位流水号。

1.4 关键字段

1.4.1、商品进场申请单

申请单号、申请日期、批准日期、申请人、物价员、批准人、引进原因、新商品编码、商品名称、规格、单位、拟订进价、拟订零售价、类别、保质期、种类、税率、直配否、货位、从属； 1.4.2 商品信息单和新商品信息单

商品编码、商品名称、规格、单位、现在进价、零售价、类别、保质期、种类、税率、直配否、货位、从属；库存数量； 1.4.3 商品条码单

商品编码、条码号、引进日期。 2.厂商定义

2.1 涉及部门和职位

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部门：公司、市场营销采购部、市场营销采购部； 职位：市场营销采购部经理（A）、市场营销业务员（B） 2.2 物流（见图2-3）

公司 B 拟订厂商进场申请单 A 批准 通知配送中心和分店 配送中心和分店 接受上级的厂商信息 图2-3

2.3功能流程

公司 通讯 服务 器 B 填写厂商进场申请单 A 审核和批准 增加或更新厂商信息单 发送厂商信息单到公司，配送中心 配送中心、分店 通讯 服务 器 接受上级的新厂商信息单 增加或更新厂商信息单 图2-4 2.4

2.4.1 、可以根据同一厂商不同的付款方式来定义多个厂商信息，具体情况由客户自行处理。

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2.4.2编码原则

进场申请单号：由三个部分组成，申请单位 ＋ 四位年份 ＋ 五位流 水号；

厂商编码：由三个部分组成，税务登记号前两位＋五位流水号

2.5关键字段

2.5.1、厂商进场申请单

申请单号、申请日期、批准人、批准日期、全名、简称、分类码、地址、联系电话、传真、地区、所属行业、企业性质、经营范围、开户银行、银行帐号、税务登记号、营业执照编号、企业代码、进口商品证件号、卫生许可证、批准文号、注册币种、注册资金、广告费用、信用等级、信用金额、供货时效、联系人、法定代表人、进场费用、付款方式

2.5.2、厂商信息单

编码、全名、简称、分类码、地址、联系电话、传真、地区、所属行业、企业性质、经营范围、开户银行、银行帐号、税务登记号、营业执照编号、企业代码、进口商品证件号、卫生许可证、批准文号、注册币种、注册资金、广告费用、信用等级、信用金额、供货方式、联系人、法定代表人、进场日期、出场日期、进场费用、付款方式 3、进货

3.1、涉及部门和职位

部门：市场营销采购部、配送中心、分店；

职位：市场营销采购部业务员（A）、配送中心仓库主任(B)、分店经理（C）、配送中心仓库保管员（D）。

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3.2、特别说明

根据分店权限和商品属性，商品可以由厂商直接供货到分店，故下面分两种方式来讨论。

3.3、物流

第一种：统一进货（见图2-7）

新商品进货 补货信息 市场行情进货 A 电话、传真、网上定货 配送中心依据订货单内容验收入库 D 入库上架 B 签字确认收货 图2-7 第二种：直接进货（见图2-8）

C 电话、传真定货 厂家按照合同定期发货 1. 按定单验收入库上柜 2. 签收 图2-8

3.4 功能流程

第一种：统一进货（见图2-9）

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公司 1.A 填写订货单 增加订货单数据，更新 1.新商品引进 2.B 审核订货申请单 订货申请单数据 2.市场行情 3.根据配送中心补货 单生成订货申请单 1.发送订货单到配送中心 4.根据商品配置单生成 2. 接受配送中心的补货单 1.增加补货单数据 订货申请单 3. 接受配送中心的进货单 2.增加订单回执单数据 和定单回执单 3.增加进货单数据 通讯服 务器 配送中心 1.接受公司的 增加订货单数据 根据定单填写 更新订 订货单 进货单，并确认 货单，增 通讯 2.发送进货单和定 货架号 加进货 服务 单回执单 产生补货单数据 单数据， 器 3.发送补货单到公司 1.根据商品 产生订单 配置单 回执单 2.填写商品 补货单 图2-9 第二种：直接进货（见图2-10）

分店 D 输入商品 以订货单位依据，输入 增加进货单数据 订货单 实收数量，形成进货单 通讯 服务 器 发送进货单至公司 图2-10 3.5、注意事项

3.5.1、在进货时必须先订货，无特殊情况下，送货应在规定时间（订货单中声明）内完成，每批商品的进价，以订货单填写的数据为准；

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3.5.2、如果到货商品与订单不符或在指定日期内没有到货，有业务员决定如何处理此次订单，负订单数量表示冲减原有订单数量；

3.5.3、分店的进货数据必须及时输入系统并上传公司； 3.5.4、分店、配送中心和公司的成本按批次进价核算； 3.5.5、编码原则

进货单号：由三部分组成：进货单位+四位年份+四位流水号； 订货申请单号：由三部分组成：申请单位+四位年份+四位流水号； 订货单号：由三部分组成：订货单位+四位年份+四位流水号； 补货单号：由三部分组成：补货单位+四位年份+四位流水号； 回执单单号：和进货单号一致。 3.6、关键字段

3.6.1、订货申请单：申请单号、申请单位、申请人、申请日期、商品编码、规格、单位、进价、数量、原因；

3.6.2、订货单：订货单号、订货日期、到货日期、订货人、厂商编码、商品编码、商品名称、规格、单位、进价、数量；

3.6.3、进货单：进货单号、订货单号、送货单号、到货日期、验收日期、验收人员、厂商编号、商品编码、商品名称、规格、单位、价格（含税）、价格（不含税）、数量；

3.6.4、回执单：订货单号、进货单号、送货单号、订货日期、订货 人、到货日期、验收日期、验收人员、厂商编号、商品编码、商品名称、 规格、单位、订单数、进货数、原因。 4、商品退厂

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4.1、涉及部门和职位

部门：公司、市场营销采购部、配送中心、分店；

职位：市场营销采购部经理（A）、市场营销采购部业务员（B）、分 店经理（C）、配送中心经理（D）、配送中心仓库主任（E）、配送中心仓库保 管员（F）、配送中心押运员（G）。 4.2、物流

第一种：统一退厂（见图2-11）

公司 1. 根据厂商要求 1.通知配送中心退厂 2. 公司情况 2.通知分店退厂 进入配送中心退厂流程 B 制定退厂计划和 B 通知厂商退货的 内容 A 批准 时间和数量 配送中心 D 根据通知制定 G 按计划到分店 G F与 E 运输计划 进行交接 1. 接受公司的退厂通知 2. 通知分店退厂运输计划 E与厂商交接 3. 上报公司退厂运输计划 “红字”退单 .和退厂情况 收集仓库中商品，等待退厂 交财务做帐 分店 D 根据退厂指令内容 D与G交接 1. 接受公司退厂公司 和时间收集相关商品 红字”退单 2. 接受配送中心退厂 等待退厂 交财务做帐 运输计划 D与厂商交接 红字”退单 交财务做帐 图2-11

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第二种：分店退厂（见图2-12）

C 根据商品特性 分店人员与厂商 上报公司退厂情况 通知厂商退货 进行交接 图2-12 4.3 功能流程

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公司 B 填写退厂指 A 审批 更新退厂指令申请单， 1.增加或更新配送退 令申请单 指令申请单，增加退厂 厂单、配送待退厂单 指令通知单数据 配送指令回执单数据 2.增加退厂运输计划 通讯 1.发送公司退厂指令通知单至配送中心和分店 单数据 服务 2.接受配送中心的配送退厂单、分店退厂单、 3.增加分店退厂单和分店 器 配送退厂指令回执单、配送待退厂单 待退厂单数据 3.接受配送中心退厂运输计划单 4.接受分店的分店待退厂单□ 填写商品待退厂单 配送中心 1.增加配送待退厂单数据 确认配送待 1.接受分店的待退厂单 2.增加分店待退厂单数据 退厂单 2.接受公司的公司退厂 3.减少配送待退厂单数据 通讯 通知单 增加配送退厂单数据， 服务 3.发送退厂运输计划单到公司 生成退厂指令回执单 器 和分店 4.增加退厂指令单数据 4.发送分店退厂单到分店和公司 5.减少分店待退厂单数据 确认分店待 5.发送配送待退厂单到公司 增加分店退厂单数据并 退厂单 6.发送配送退厂单、指令回 增加配送待退厂单数据 执单到公司 6.增加退厂计划运输单数据 制定运输 计划单 分店 1.接受公司退厂指令通知单 1.增加退厂指令通知单 2.接受配送中心的退厂运输计划单 2.增加退厂运输计划单数据 3.接受配送中心的分店退厂单 通讯 4.向公司和地区性配送中心发送分 减少待退厂数据单，并增加 服务 店待退单 分店出库单数据 器 输入商品待退厂单数据 图2-13 4.4、注意事项 4.4.1、流程说明

4.4.1.1、时序：遵循信息在先，操作在后的原则。 4.4.1.2、待退厂库存：尚无退回厂家商品的集合库

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4.4.1.3、待退厂库存的组成 分店：分店待退厂单 配送中心：配送待退厂单

公司：分店待退厂库存+配送待退厂库存

4.4.1.4、配送中心和分店割据退厂通知收集商品，并把数据输入待退厂 单，使待退厂商品从正常库存中剥离出去，从而保证信息数据在实物退回厂家之前与实际库存一致。

4.4.1.5、待退厂库存之间的转换：配送中心减少的依据是：与厂家交接

后产生配送退厂单；分店减少的依据是：受到配送中心的分店退厂单； 配送中心增加的依据是：分店待退厂单和输入待退厂单；分店增加的依据是：输入待退厂单。 4.4.1.6、各个数据单的归属

分店：分店待退厂单、分店退厂单、退厂指令通知单、退厂运输计划单； 配送中心：配送退厂单、配送中心运输计划单、退厂指令通知单、配送待 退厂单、配送退厂指令回执单； 公司：公司退厂指令通知单。

4.4.2、只对分店和配送中心待退厂单的单号进行确认，不复核其具体内 容。在退厂运输中产生的损耗由配送中心承担，配送中心可以通过配送中心损益（退厂）单来减少退厂库存，注意在确认分店待退厂单前输入损益单。

4.4.3、退厂单价以退厂通知中声明的价格为准，其乘积结果超出系统库

存部分归入退厂金额。

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4.4.4、编码原则：

退厂指令通知申请号：由三个部分组成：制单单位+四位年份+四位流水号； 退厂指令通知单号：由三个部分组成：制单单位+四位年份+四位流水号； 退厂运输计划单：由三个部分组成：制单单位+四位年份+四位流水号； 待退厂单号：由三个部分组成：制单单位+四位年份+四位流水号； 退厂单号：由三个部分组成：制单单位+四位年份+四位流水号； 退厂交接单号：它与退厂单号一致； 4.5、关键字段

4.5.1、退厂指令通知申请单：申请单号、完成日期、执行时间、拟定人、商品编码、商品名称、规格、进价、数量、金额、现有库存数量、批号、备注；

4.5.2、退厂指令通知单：指令单号、申请单号、批准时间、完成日期、 执行时间、拟定人、批准人、商品编码、商品名称、规格、含税进价、不含税进价、数量、含税金额、不含税金额、批号、备注；

4.5.3、待退厂单：待退厂单号、指令单号、执行日期、完成日期、待退 日期、录入人、验收人、商品编码、商品名称、规格、含税进价、不含税进价、数量、含税金额、不含税金额、批号、备注；

4.5.4、退厂单：退厂单号、指令单号、厂单号、待退厂单号、执行日期、 待退厂日期、退厂日期、退货厂家、部门、验收人、录入人、商品编码、商品名称、规格、含税进价、不含税进价、数量、含税金额、不含税金额、批号、备注；

4.5.5、退厂交接单：退厂单号、退货日期、退货厂家、仓库交接人、厂

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家交接人、厂商退货单号、商品编码、商品名称、规格、含税进价、不含税进价、数量、含税金额、不含税金额、批号、备注商品配送；

4.5.6、退厂运输计划单：计划单号、指令单号、运输日期、车辆型号、 车辆数量、单位、备注。 5、商品配送

5.1、涉及部门和职位

部门：公司市场营销采购部、配送中心、分店

职位：公司市场营销采购部经理（A）、公司市场营销采购部业务员（B）、 配送中心经理（C）、配送中心仓库主任（D）、配送中心仓库保管员（E）、配送中心提货员（F）、配送中心押运员（G）、分店经理（H）、分店营业员（I） 5.2、物流图（见图2-14）

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公司 1.根据商品配置表 A 批准 通知配送中心 进入配送中心配送流程 2.B 根据市场行情 填写配送申请单 3.分店要货申请单 4.根据指令回执单 进入公司进货流程 生成补货信息 配送中心 E根据提货单的 F把商品放置到 以商品送货单位 根据配送指令和要货信 内容发货，并 指定位置，由D 基础，C与D进行 息需作以下工作： 与F进行货物 负责并汇总并制 交接 1.C 根据配送指令制定配 交接 定出商品送货单 送运输计划 和补货单 补货单上报公司 2.系统打印出提货单，交 F到E处提货 G拿签过字的送 进入分店 G押运货物到 货单到D处销帐 配送流程 各地配送中心 分 1.以商品送货单位依据， I领取各自商品上架销售 I与G进行货物交换 2.以商品配置单位依据 H 把多余商品存入小库房 自动生成要货申请单 3. H填写要货申请单 上报配送中心或公司 5.3功能流程（见图2-15）

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公司 1. 进入进货流程 2. 填写商品配送指令申请单 A 批准 3. 依据商品库存配置单自动 产生配送指令申请单 B 复核 1.发送配送指令通知单至配送中心； 1.增加配送指令通知单数据 通讯 2.接受配送中心的配送指令的回执 2.增加或更新配送中心配送 服务 单、配送单、待配单 单、配送回执单、待配送 器 3.接受配送中心的补货单 单的数据 4.接受分店的要货申请单 3.增加配送中心补货单数据 4.增加分店要货申请单数据 并自动产生配送申请单 配送中心 增加配送指令通 形成提货单，并增加其数据 根据送货单签收 知单数据 的情况，确认待 配单，增加配送 确认提货单数据， 单数据，生成配 1.增加要货单数据 生成待配单，（打印 送指令回执单， 2.依据商品库存配置单、 时叫送货单）数据 并更新待配单。 产生补货单 1.发送补货单到公司 如果产生送货 通讯 2.发送待配单到分店 差异，产生送货单 服务 3.发送待配单到公司 差异申请单，进入 器 4.发送配送单到公司核分店 配送损益流程 5.发送配送指令回执单至公司 6.接受公司的配送指令通知单 根据配送量， 7.商品运输计划单至公司核分店 C制定运输 8.接受分店的要货申请单 计划单 第 27 页 共 页

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分店 1.依据商品配置单自动 1.增加要货单申请数据 生成要货申请单 2.增加配送单数据 2.填写要货申请单 3.增加待配单数据 通讯 4.增加配送运输计划单数据 服务 器 1.接受配送单 2.接受配送中心的待配单 3.接受配送中心的配送运输计划单 4.发送要货申请单至 图（2-15）

5.4、注意事项 5.4.1、流程说明

5.4.1.1、时序：遵循信息在先，操作在后的原则；

5.4.1.2、待配库存：没有进行送货单确认的商品的集合库； 5.4.1.3、配送中心根据配送指令配装商品，确认提货单形成待配单；为了能真实的反映库存，所以把待配单上的商品从库存商品中剥离，此类商品均进入待配库存；

5.4.1.4、待配送库存之间的转换：配送中心减少的依据是：确认待配单和自动生成配送单后。

5.4.1.5、分店人员与押运员交接时，双方必须在送货单上签字。 5.4.1.6、各个数据单的归属

分店：配送单、待配单

配送中心：配送中心配送单、配送中心配送运输计划单、配送中心待配单、配送中心配送指令回执单； 公司：公司配送指令通知单。

5.4.2、只对配送中心待配单的单号进行确认，不复核其具体内容。

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在配送运输中产生的损耗由配送中心承担，配送中心可以通过配送损益（配送）单来减少待配库存，注意必须在确认待配单前输入损益单。

5.4.3、可以根据客户的需求决定分店要货的流程：是直接发到公司还是发到配送中心。 5．4．4、编码原则

配送指令通知申请单号：由三个部分组成：申请单位+四位年份+四位流水号； 配送指令通知单号：由三个部分组成：制单单位+四位年份+四位流水号； 配送运输计划单：由三个部分组成：申请单位+四位年份+四位流水号； 待配单号：由三个部分组成：制定单位+四位年份+四位流水号；

要货申请或补货单号：由三个部分组成：制定单位+四位年份+四位流水号；配送单号：由三个部分组成：到货单位+四位年份+四位流水号； 送货单号：与待配单号一致；

提货单号：与配送指令通知单号或要货申请单一致。 5.5、关键字段

5.5.1、提货单：提货单号、提货日期、指令单号（要货申请单号）、商品编码、商品名称、规格、单位、提货数量、价格、金额、提货单位 5.5.2、待配单：待配单号、发货日期、配送指令单号、商品编码、 商品名称、规格、交接数量、价格、金额、配送单号

5.5.3、配送单：配送单号、提货单号、待配单号、配送指令单号、 指令日期、送货日期、配送日期、完成日期、验收人、经办人、录入人、 商品编码、商品名称、规格、单位、价格、配送数量、实际数量、金额、

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配送单位

5.5.4、补货（要货申请单）：单号、填写日期、填写单位、申请 人、商品编码、商品名称、规格、单位、数量、备注

5.5.5、配送指令通知申请单：申请单号、申请日期、申请人、配 送单位、完成日期、商品编码、商品名称、规格、单位、价格、数量、金额、备注

5.5.6、配送指令通知单：指令单号、批准日期、申请单编号、审 批人、完成日期、配送单位、商品编码、商品名称、规格、价格、数量、金额、备注 6、商品退货

6.1、涉及部门和职位

部门：公司市场营销采购部、配送中心、分店

职位：公司市场营销采购部经理（A）、公司市场营销采购部业务员（B）、 配送送中心经理（C）、分店经理（D）、配送中心仓库主任（E）、配送中心押运员（F）、配送中心仓库保管员（G）

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6.2、物流（见图2-16）

公司 B 拟订退货指令 A 批准 通知配送中心 进入配送中心 通知申请单 退货流程 根据分店退 1.获知退货指令回执 货申请单 2.获知退货运输计划 配送中心 C 根据指令通知单， 通知分店 F到分店进行商品交接 制定退货运输计划 E 通知分店退货商品已入库 并向公司反馈退货信息， G与D进行 进入分店退货流程 商品交换 分店 1.根据实际情况填写 上报公司 退货申请单 2.D 根据退货指令单 F 与D进行商品交换 收集商品，等F来提货 图2-16

6.3、功能流程（见图2-17）

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公司 1、B输入退货指令 A批准 增加退货指令通知单 通知申请单 数据，更新申请单 2、根据分店的退货 申请单生成退货指 B审核 令通知申请单 增加或更新分店 待退单数据 进行汇总增加 1、发送退货指令通知单至分店 增加或更新配送 退货申请单 2、接受分店的退货申请单 中心退货单数据 3、接受分店的待退单 4、接受配送中心的退货单 5、接受配送中心的退货指令回执单 增加退货指令 回执单数据 通讯服 务器

配送中心 C根据退货指令通知单 ，填写运输计划单 1、接受公司的退货指令通知单 根据退货单确认 2、接受分店的待退单 1、增加退货指令 待退单 3、发送退货运输计划、退货指 通知单数据 通 讯 令通知单至分店和公司 2、增加退货运输 服 务 4、发送退货单至分店和公司 计划单数据 如果在配送运 器 5、发送退货指令回执单至公司 3、增加待退单数据 输中产生差异 4、减少待退单数据， 则进入配送损 增加退货单和退 益流程 货指令回执单数据 第 32 页 共 页

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分 店 1、接受配送中心 增加退货指令 输入待退货 增加待退 退货指令通知单 通知单数据 单 货单数据 2、发送分店待退 通讯 货单配送中心和 服务 公司 增加退货申 1、滞销的商品 器 3、发送退货申请 请单数据 2、过期的商品 单至公司 3、过多的商品 4、接受配送中心 退货单 增加退货单数据，减少 5、接受配送中心 分店待退单数据 退货运输计划 增加退货运输 计划单数据 图2-17

6.4、注意事项 6.4.1、流程说明

6.4.1.1、时序：遵循信息在先，操作在后的原则；

6.4.1.2、待退货库存：没有进行交接单确认的商品的集合库；

6.4.1.3、配送中心和分店根据退货指令收集商品，并填写待退单；为了不影 响商品的正常销售和配送，以及保证库存的动态平衡，此类商品均进入待退 货库存。

6.4.1.4、各个数据单的归属 分店：待退单、退货单、退货申请单

配送中心：配送中心待退单、退货单、退货指令通知单、退货运输计划单； 公司：配送中心待退单、退货但、退货指令通知单、退货运输计划单； 6.4.1.5、分店人员与押运员交接时，双方必须在商品交接单上签字。

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6.4.2、只对配送中心待退货单的单号进行确认，不复核其具体内容，在配送运输中产生的损耗由配送中心承担，配送中心可以通过配送中心损益（退货）单来减少待退货库存。

6.4.3、编码原则：退货申请单、退货指令通知申请、退货指令通知单号： 由三个部分组成：发单单位+四位年份+四位流水号；

退货运输计划单号：由三个部分组成：制定单位+四位年份+四位流水号； 退货单和待退货单号：由三个部分组成：所属单位+四位年份+四位流水号； 商品交接单号：与待退货单号一致； 出货单号：与退货单号一致； 6.5、关键字段

6.5.1、退货申请单：申请单号、申请日期、录入人、审批人、商品编码、 商品名称、规格、价格、数量、金额、申请单位；

6.5.2、退货指令通知单：指令单号、批准日期、执行日期、完成日期、申 请人、审批人、录入人、执行部门、商品编码、商品名称、规格、价格、 数量、金额、执行单位；

6.5.3、退货指令通知申请单：审批单号、申请单号、填写人、录入人、生 成日期、执行日期、完成日期、执行部门、商品编码、商品名称、规格、价格、数量、金额、申请单位；

6.5.4、待退单：待退单号、指令单号、指令执行日期、指令完成日期、生 成日期、运输日期、录入人、核对人、押运员、商品编码、商品名称、规格、 价格、数量、金额、待退货部门编号；

6.5.5、退货单（出库单）：退货单号、指令单号、待退货单号、指令执行

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日期、指令完成日期、运输日期、退货日期、商品编码、商品名称、规格、 价格、数量、金额、退货部门编号；

6.5.6、退货运输计划单：计划单号、指令单号、运输日期、车辆型号、车 辆数量、单位、备注 7、销售

7.1、涉及部门和职位

部门：公司市场营销采购部、分店。

职位：公司市场营销采购部经理（A）、公司市场营销采购部业务员（B）、分 店经理（C）、分店营业员（D）、分店收银员（E） 7.2、物流步骤 7.2.1、非开架销售形式

正常情况：营业员根据顾客购买情况填写单（一式三联），收银员把交款 单上的购物内容输入POS机，根据应交金额收取现金（信用卡、储值卡、贵 宾卡等），在营业员留存联上盖现金收讫章。

退货情况：顾客凭有效，做负销售处理，如果是卡类付款还须重新“冲 值”。

收银员要输入的内容：号、班组编号、营业员编号、商品编号、数量、 销售价格（扣率）、卡号（信用卡、储值卡、贵宾卡等）。 7.2.2、开架销售形式

正常情况：顾客拿着商品到收银台，收银员把交款单上的购物内容输入POS 机，并打印销售单（），根据应交金额收取现金（信用卡、储值卡、贵宾 卡等）。

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退货情况：顾客凭有效，做负销售处理，如果是卡类付款还须重新“冲值”。

收银员要输入的内容：号、商品编号、数量、销售价格（扣率）、卡号（信 用卡、储值卡、贵宾卡等）。（如果退换货还需输入流水号，销售价） 7.2.3、对公销售或批发

处理大宗销售或批发，权限属公司的市场营销采购部。此类可户属公司的重 要客户，并且销售金额较大，所以在进行销售或批发前，必须把客户资料输 入系统，在输入销售或批发内容时保留付款记录，其价格理论上是商品的批 发价或核定价格，报经理批准后发货。

承办人员输入的内容：号、商品编号、数量、销售价格（扣率）、卡号（信 用卡、储值卡、贵宾卡等），客户编号、付款方式。（如果退换货还需输入流 水号，销售价）

付款记录的内容：已开号、开票日期、经办人、付款日期、金额、付款 方式、备注。 7.2.4、注意

根据职位高低给予不同的权限，并通过密码来体现，具体权限在人事管理中 定义；如顾客出示的是有效优惠卡，给予整体销售的折扣。 7.3、功能流程（见图2-18）

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分店前台 E商品结帐 输入卡号和应付金额 结帐时需要以下表 输入商品条码或编码 1、商品信息表 查询折扣单中相应的 2、商品条码表 数据，的出实付金额数 3、商品价格表 输入销售量 4、员工权限表 记录消费内容至卡类 输入销售价格或扣率 消费明细表中 是否 记录销售数据至本地 打折 销售明细表 刷卡得卡号和输入密码 付款方式： 1、现金付款 返回付款模式 2、信用卡付款 数据提交后台进行数据核对 3、储值卡付款 4. 贵宾卡付款 用接受的 1.银行不准支付 1.接受更新商品信息表 数据信息 2.卡上余额不够 2.接受更新商品条码表. 核对卡上 付款，提示是 3. 接受更新商品价格表 余额是否 否支付 4. 接受更新员工权限表 记录付款数 可以结帐 5.接受前台硬件设置表 据至本地销 6.更新后台销售明细表 售明细表，实 7.更新卡后台类销售明 时增加后台 扣除相应金额， 细表 销售明细表 提交后台处理 得到确认信息 后进入下步操作 局域网

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分店后台 1. 接受前台商品明细表 增加商品明细表，汇总成 2. 接受前台卡类核对信息包 商品销售台帐表 3. 接受银行回复信息包 4.接受分公司卡类回复信息包 1.接受前台请求核对信用卡数据的信息， 5. 向前台发送商品信息表 根据协议与银行进行资料交换，记录 局 6. 向前台发送商品条码表 相关数据，回复请求方； 域 7. 向前台发送商品价格表 2.. 接受前台请求核对储值卡数据的信 网 8. 向前台发送硬件设置表 息，与公司进行资料交换，记录相 9. 向前台发送员工权限表 关数据回复请求方； 10. 向银行（公司）发送 3. 接受前台请求核对贵宾（或打折卡） 卡类信息核对信息包 卡数，据的信息，检索对应优惠方案（或 扣率），记录相关数据，回复请求方 1.向公司发送商品明细表 1.通知前台更新商品信息 台帐和销售 2.通知前台更新商品条码 2.向公司发送卡类销售记录 3.通知前台更新商品价格 3.接受公司商品信息表、商 4.通知前台更新硬件设置信息 品条码表、商品的价格表 5.通知前台更新员工权限信息 员工权限表 更新商品信息表、商品条码表、 通讯服务器 商品价格表，员工权限表 公司 1. 接受分店的销售明细表和销售 1.增加销售明细表和增加销售 台帐表 台帐表 2.接受分店的信用卡销售，储值 2.增加信用卡销售记录表 卡销售，贵宾卡销售记录表 3.增加储值卡销售记录表 3.接受分店储值卡和贵宾卡核对 4.增加贵宾卡销售记录表 的信息包 5.增加打折卡使用记录表 4.向分店发送储值卡和贵宾卡的 回复信息包 通讯服务器 卡类信息处理服务器 图（2-18）

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7.4、注意事项 7.4.1、几个问题的说明

7.4.1.1、每笔与卡有关的销售都应详细记录，记录一一使用日期时间、卡号、消费金额、持卡人、持卡人性别、消费内容、消费地点、剩余金额、部门号； 7.4.1.2、在销售时要详细记录付款方式； 7.4.1.3、卡类信息核对的顺序是：

分店一一公司，分店一一银行，公司一一银行 7.4.1.4、卡类使用规则：

客户在使用信用卡、储值卡、贵宾卡付款时，应先核对客户信用登记和剩余金额（是否为零），如无差异才准许其使用上述付款，否则拒绝使用并给予相应的提示。客户有权知道信用等级和剩余金额，有权决定是否使用卡付款。允许使用信用卡、储值卡、贵宾卡和现金混合付款。 7.4.1.5、销售价格

非开架式：具体销售价格由营业员制定；

开架式：以电脑销售价为主，自定义价格为辅。所谓自定义价格是指特殊情况下由有权限的员工制定的价格。 7.4.1.6、销售时段

本日交易时间是从昨日18点结帐以后到本日18点结帐。该销售时段可以自行定义。

7.4.1.7、如果使用了价格，就必须根据指定比例计算出优惠金额中厂商 承担金额。 7.4.2、销售折扣

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可以根据打折卡或员工权限决定折扣率。 7.4.3、销售单的组成

从上至下有左到右的顺序，依次是：开头词、台头词、销售日期、销售时间、 销售单号、柜台号、营业员号、收银员号、商品编码、商品名称（简称）、数 量、价格、应收金额（或应退金额）、优惠金额（或扣率）、销售金额、实收 金额、付款方式、用户号、卡上余额、页码。 7.4.4、编码原则

销售单号：由三部分组成：销售单位+收银机号+八位流水号；

卡类使用情况单号：有三部分组成：使用单位号+八位流水号+三位收银机号； 卡类销售单号：与卡类使用情况单号一致。 7.4.5、记录卡类使用情况

经营者可通过对卡的使用情况的分析，得出不同地区的销售层次和消费趋势，从而制定出符合市场要求的营销策略，并及时调整商品结构，积极组织适销对路的商品的货源，提高商品的周转率。因为上述的原因，所以必须详细记录卡的使用情况。 7.5、关键字段

7.5.1、销售明细表：编号、税务单号、卡类使用情况编号、销售日期、销售 时间、柜台号、营业员编号、收银员号、机器号、商品编码、商品名称、规 格、进价、零售价、优惠金额、厂商优惠金额、折扣率、销售价、数量、应 收金额、付款方式1、卡号1、卡上余额1、付款方式2、卡号2、卡上余额2、 付款方式3、卡号3、卡上余额3、现金、实收金额、页码数

7.5.2、卡类使用情况表：编号、使用日期、使用时间、类别、卡号、销售单

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号、操作员号、机器号、收银机号、刷卡地区、使用前余额、实刷金额、使 用后金额。

7.5.3、卡类销售记录表：编号、使用日期、使用时间、类别、卡号、销售单 号、操作员号、机器号、收银机号、刷卡地区、商品编码、商品名称、规格、 进价、零售价、优惠金额、折扣率、销售价、数量、使用前金额、实刷金额、 使用后金额。 8、价格 8.1、涉及部门和职位

部门：总经理室、公司市场营销采购部、公司企划管理部、配送中心、分店 职位：公司总经理（A）、公司市场营销采购部（B）、公司企划管理部经理（C）、公司市场营销采购部业务员（D）、配送中心仓库主任（E）、配送中心仓库保管员（F）、分店营业员（G）、分店经理（H）、 8.2、说明

一般认为在执行价格上有两种提法：一、调整商品零售价（商品价格）它作为对市场行情和顾客心理的深入了解和预测的一种在商品上的真确反

映；二、性销售价格的调整，它是商家促销和争取客源的一种手段。 8.3、物流（商品价格的调整见图2-19，性销售价格的调整见图2-20）

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公司 进入配送 D 根据下列 通知分店 配送中心 中心商品 情况填写 B C审核 和配送中心 接受商品 价格调整 商品价格 调整指令 流程 调整审批单 1.市场走势和行情 A 批准 2.厂家通知 分店接受商品 进入分店 3.分店申请 调整指令通知单 商品价格 调整流程 配送中心 E 接受商品 交由F统计库存 E上报公司指令执行 价格调整通知 得出调价金额 情况和调价金额 分店 H 接受商品价格 交由G统计库存商品得出 H上报分公司指令 调整指令通知 调价金额，并恢复K 执行情况和调价 金额 图（2-19）

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公司 D 根据市场行情 下列情况要制 B、C审核 选择以下方式制 定使用权限 定销售策略计划 不同销售量的金 A批准 通知分店 进入分店 额的不同折扣比例 销售价 1. 所有商品 不同销售金额的折 格 2. 销售批发 让额 流程 3. 贩量销售 不同时段中特定商品 4. 时段销售 的销售价格 接受分 5. 批发 店销售 D审核 A批准 价格申 请单 进入分店销售价格流程

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通知有关分公司 中瑞软件开发技术文档

分店 接受公司销售价格根据此价格进行促销宣传 的通知 达室，并更改货架商品价格 接受公司销售价格批复 按批复价格进行销售 某一次（批）销售金额或数针对此次（批）情况，向 量较大，客户提出大于本级分公司申请价格优惠 价格权限的优惠要求 图2-20 公司 1、 更新商品价1、 填写商品 C、D格调整单数价格调整 A批准 审核 据 审批单 2、 生成商品价2、 生成商品 格调整指令价格申请 通知单 单 增加商品价格调整申请单 数据 增加和更新商品 通讯价格调整指令回1、 接受分店商品价格调整申请单 服务执单数据以及商2、 接受分店和配送中心的商品价格 器 品价格调整结果调整结果单 单数据 3、 发送商品价格调整指令通知单至 分店和配送中心

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配送中心 1、 接受商品价格调整指令通知单 2、 发送商品价格调整指令回执单和商品价格调整结果单至公司 增加商品价格调整指令通知单数据 统计计算现有库存商品的数量和调整金额 通讯服务器 增加品价调整果单据 商格结数分店 通讯服务器 1、 接受公司商品价格调整指令通知单 2、 发送商品价格调整申请单至公司 3、 发送商品价格调整结果单至公司 增加商品价格调整指令通知单数据 统计计算现有库存商品的数量和调整金额 增加商品价格调整结果单数据 增加商品价格调整申请单数据 填写商品价格调申请单 图2-21 公司 1、 填写商品销售价格申请单 2、 生成商品销售价格申请单 C、D审核 A批准 1、 增加商品销售价格表数据 2、 增加商品销售价格批复单数据 通讯服务器 1、 接受分店商品销售价格申请单 2、 发送商品销售价格批复单至分店 3、 发送商品销售价格至分店 第 45 页 共 页 中瑞软件开发技术文档

分店 通讯服务器 1、 接受公司商品销售价格单 2、 发送商品销售申请单 增加商品销售价格单数据 增加商品销售价格申请单数据 填写商品销售价格申请单 图2-22

8.4、注意事项

8.4.1、为了符合连锁业态的特点一一即价格、名称、价格、销售方式等的统一，并考虑到客户的实际情况，所以在执行价格时既要贯彻到底（分店）也要给分店具体操作的权限（根据本地区的实际情况制定相应的价格）； 8.4.2、在制定商品销售价格时，必须是针对不同职位，一定职位对应一个商品销售价格权限；

8.4.3、如果在具体某一次（一批）销售时，销售价格超出价格所规定的 范围，可以提请上级部门审批，上级部门可以针对此次销售批准其要求； 8.4.4、一般情况下一种商品只能优惠一次，所以在制定价格时要有优先 级，从而保证商品在多个价格情况下只执行一条，如果是损益商品 或处理品等情况则另行处理。

8.4.5、为了使价格的制订者和部门能及时掌握价格的结果和影响，所以 各级执行部门（店）应实时向价格的制订部门反馈相关数据和信息供其 参考。

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8.4.6、各级价格的执行部门有权向上级主管部门建议价格，从而使 价格更加具有实际性和可操作性。

8.4.7、价格中商品价格调整指令应该按指令中执行日期执行，但不能在 营业期间执行，也就是说因某种原因造成执行部门（店）接受指令日期>=执 行日期时，不能立即执行指令要看现在是否在营业期间，如果是那就是必须 等下一个交易日执行，否则就立即执行。 8.4.8、价格的执行 商品价格调整

8.4.8.1、正常流程：按指令中执行日期执行，在执行日期前一个交易日结束 后，且此交易日中的所有数据均已回收和统计，方可进行具体操作一一更新 商品价格表数据、统计增加商品价格调整结果表数据和生成商品价格调整指 令反馈表数据。

8.4.8.2、特殊流程：是如同9.4.7所述情况。它在遵循正常流程的同时还要 重新统计从本日起向前N天的商品库存，销售数据、销售优惠等，在N天内 所有指令中的商品的销售，其零售价必须更新为指令中的价格，销售价格不 变，出现的价格差按商品优惠处理并注明原因。重新生成的商品库存、销售 数据、销售优惠必须及时上报并注明原因。

注：N=接受当日+1—执行日期

商品销售价格的流程：接到后按执行日期执行并更新价格表，即使 反馈销售所涉及的商品销售情况给制订部门。

8.4.9、把与厂家协商定的优惠承担比例，必须在“商品销售价格表”中 申明。

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8.4.10、编码原则

商品价格调整申请单编号和商品销售价格申请单号：由二个部分组成： 申请单位+二位流水号；

商品价格调整审批单和商品销售价格审批单号：由二个部分组成：审批 单位+二位流水号；

商品价格调整指令通知单号和商品销售价格指令通知单号：由三个部分 组成：通知单位+四位年份+三位流水号；

商品价格调整结果单号和商品价格调整指令回执单号：跟商品价格条这个内 指令通知单号内容一致；

商品销售价格结果单号：跟商品销售指令通知单号一致；

商品销售价格申请单号：由三个部分组成：申请单位+四位年份+三位流水号； 商品销售价格批复单号：由三个部分组成：批复单位+四位年份+四位流水号； 8.4.11、在制订价格的时候必须指定执行单位。 8.5、关键字段

8.5.1、商品价格调整申请单：申请单编号、申请日期、申请单位、申请人、 调整原因、商品编码、商品名称、规格、现零售价、申请零售价、差价、参 考库存、差额；

8.5.2、商品价格调整审批单:审批单编号、提请日期、填写单位、填写人、 调整原因、执行日期、商品编码、商品名称、规格、现零售价、建议零售价、 差价、参考库存、差额、复核人、批准否、批准人、批准日期

如果是下级申请单生成的，其内容与申请内容一致，只是申请单编号、申请 日期、申请单位、申请人、申请零售价等变为审批单编号、提请日期、填写

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单位、填写人、建议零售价。

8.5.3、商品价格调整指令通知单内容:审批单号、指令通知单号、执行日期、 商品编码、商品名称、规格、原零售价、新零售价、执行单位

8.5.4、商品销售价格申请单:申请单编号、申请日期、申请单位、申请 人、原因 、商品编码、商品名称、规格、进价、零售价、现零售价、申请销 售价、差价、参考库存、差额、建议类型、建议内容、厂商比例； 8.5.5、商品销售价格审批单:审批单编号、提请日期、填写单位、填写 人、原因、商品编码、商品名称、规格、进价、零售价、现销售价、申请销 售价、差价、参考库存、差额、建议类型、建议内容、复核、批准否、 批准人、批准日期、执行单位、厂商比例；

如果是下级申请单生成的，其内容与申请内容一致，只是申请单编号、申 请日期、申请单位、申请人、申请零售价等变为审批单编号、提请日期、填 写单位、填写人、建议零售价。

8.5.6、商品销售价格指令通知单:审批单编号、指令通知单号、执行日 期时间、批准人、商品编码、商品名称、规格、原销售价、新销售价、建议 类型、建议内容、执行单位

8.5.7、商品价格调整结果单:指令通知单号（指令回执单号）、执行日期、接 受日期、操作日期、原因、商品编码、商品名称、规格、原零售价、现零售 价、库存、调整金额、操作单位、操作人

8.5.8、商品销售价格结果单:指令通知单号（指令回执单号）、执行日期 时间、接受日期时间、操作日期时间、原因、商品编码、商品名称、规格、 原销售价、新销售价、建议类型、建议内容、销售数量、销售日期时间、

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执行单位

8.5.9、商品销售价格申请单:申请单号、申请的安慰、申请日期、申请原因、 商品编码、规格、数量、申请价格

8.5.10、商品销售价格批复单:批复单号、批复人、批复日期、申请单号、申 请单位、申请日期、申请原因、商品编码、规格、数量、申请价格、批复价 格

9、内部调拨 9.1、涉及部门和职位 部门：配送中心、分店

职位：配送中心经理、分店经理（店长） 9.2、说明

调拨与不同配送和退库，它是在同一地区、同等层次下的商品交换，不需要公司控制与调度是一种自发的行为。

其目的是：a、通过商品之间的调入调出的活动，使双方或多方的商品结构更加合理；b、通过商品之间的调入调出的活动，来满足顾客的需求。 9.3、物流（见图2-23）

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调入方通知调出方需要的商品 调出方组织商品，填写送货清单 送货至指定地点，验收签字 图2-23 9.4功能流程

调出方 填写商品调拨单 生成商品调拨单数据 通讯 服务发送至调入方 器 接受调入方商品 调拨确认单数据， 增加商品调拨单 数据 公司 接受商品调拨单数据 根据调入调出性质分别增加商品调入单 数据和商品调出单数据

调入方 接受和增加商品调拨单数通讯服务器 审核商品调拨单 根据审核数据生成商品调拨确认单 发送至调入方和公司 通讯服务器 图2-24 9.5、注意事项

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9.5.1、调出方应事先把调拨的商品输入系统，并打印出《商品调拨单》作为 货物交接的凭证，调入方根据《商品调拨单》确认数据。

9.5.2、调出方对数据的确认标志着一次调拨活动的结束，同时系统以确认日 期为依据把调入调出的商品计算库存。

9.5.3、为了保证数据的实时性，跟调拨活动有关的信息将由调拨双方的通讯 服务器处理，可不经过第三方转接。

9.5.4、为了便于库存的计算，调拨数量为负数的表示调出，正数表示调入。 正负变化过程是：调出方填写的调拨数量为正数，从调入方接受数据到发送 确认数据至调出方期间调拨数据均为正数，直至调出方接受确认数据，系统 才自动把调拨数量变为负数。但上报到公司或分公司后系统自动将其分别归 档到商品调拨入表和商品调拨出表中。 9.5.5、编码原则

调拨单号由调出方确定。

商品调拨单号和商品调拨确认单号：由三个部分组成：调出方编号+三位流水 号+调入方编号。 9.6、关键字段

9.6.1、商品调拨单:调拨单号、调出方、调入方、调出时间、调出方经受人、 调入方经受人、商品编码、商品规格、零售价、调拨数量、金额； 9.6.2、商品挑拨确认单:商品调拨确认单号、调出方、调入方、调出时间、 确认日期、调出方经受人、调入方经受人、确认人、商品编码、商品规格、 零售价、调拨数量、金额 10、商品的损益

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10.1、涉及部门和职位

部门：公司总经理室、公司企划管理部、分公司总经理室、分店、配送中心、 分店班组

职位：公司总经理（A）、公司企划管理经理（B）、配送中心经理（C）、分店 经理（D）、配送中心仓库主任（E）、分店柜台主任（F） 10.2、物流（见图2-25）

公司 1、 批复配送中心和分店的 损益报告 2、 接受配送中心和分店的 损益报告 配送中心 1、 E填写损益报告 2、 接受公司的损益报告 的批复 1、 F填写损益报告 2、 接受公司的损益 报告的批复 B审核损益报告并根据权限批准或报A批准 A批准 C初审并上报公司批准 损益报告生效 D初审并报公司批准 损益报告生效 图2-25 第 53 页 共 页 中瑞软件开发技术文档

10.3、功能流程（见图2-26）

公司 A批准 1、 接受配送中心和分店的增加商品损益B审 商品损益申请单 申请单数据 通讯1. 发送接受公司的商品损生成商品损 服务益批复单 益批复单， 器 2. 发送商品损益申请单至更新商品损商品损益权限标准数 益申请单数 据 配送中心 增加商品更新商品损益审批单数据 1、 接受公司的商损益批复 通讯品损益批复单 单数据 服务2、 发送商品损益 器 申请单至公司 填写商品损益 报告单 生成商品 C初损益申请 单，更新 商品损益权限商品损益 标准数据 报告单数

分店 更新商品损益审批单数据 增加商品损益3、 接受公司的商 批复单数据 品损益批复单 生成商品4、 发送商品损益 通讯损益申请申请单至公司 服务填写商品损益报告单 单，更新D批准 器 商品损益 商品损益权限标准数据 报告单数

图2-26

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10.4、注意事项

10.4.1、报损报溢的定义：由于各种原因造成即不能销售又不能退货的商品，为使保证电脑数据的准确性和有效性而减少库存的过程叫报损。由于各种原因造成商品实际库存多余电脑库存，为了使实际个电脑一致而增加库存的过程叫报溢；

10.4.2、应该根据职权范围制定商品损益批准标准，系统方可以此执行。公 司负责配送中心和分店的报损报溢工作；

10.4.3、如果接受的商品损益批复单的性质是否定的，将不能增加商品损益 单；

10.4.4、根据损益的对象的不同可分为待退厂、待配送和待退货。 10.4.5、编码原则

商品的损益单、损益申请单、损益批复单、损益报告单的单号均由三个部分 组成：制单所在部门+四位年份+三位流水号。 10.5、关键字段

10.5.1、商品损溢申请单:申请单号、申请日期、申请单位、申请人、申请原 因、商品编码、商品名称、规格、价格、数量、金额

10.5.2、商品损溢表（商品损益批复单）:批复单号、批复日期、单位、审核 人、批准人、申请原因、商品编码、商品名称、规格、价格、数量、金额、 批准

10.5.3、商品损益标准单:职位编号、职位名称、损益金额数 11、商品盘点 11.1、涉及部门和职位

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部门：公司总经理室、公司企划管理部、配送中心、分店、分店班组 职位：公司总经理（A）、公司企划管理经理（B）、配送中心经理（C）、分店 经理（D）、配送中心仓库主任（E）、分店柜台主任（F）、配送中心仓库保管 员（G）、分店营业员（H） 11.2、物流（见图2-27）

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公司 B 制定盘点模式和日期等 A批准 通知分店和配送中心 接受分店和配送中心 B 审核 通知分店和配送 的商品盘点报告 中心商品盘点 报告的批复情况 商品盘点报告审批标准 A批准 配送中心 1. 接受公司盘店 打印商品盘点表 G人工统计并 E复核 通知并按要求进 手工填写盘点 入盘点程序 把盘点数据 数据 把盘点机 2.接受公司的商品 入盘点机 中的数据 盘点的批复 G使用盘点机 导入到计 公司批准商品 输入盘点数据 算机中 盘点报告 上报公司批准 C初审 商品盘点报告审批标准 分店 1. 接受公司盘 店通知并按要求 进入盘点程序 2. 接受公司的 商品盘点的批复 图（2-27）

打印商品盘点表 H人工统计并手工填写盘点数据 把盘点机中的数据导入导计算机中 F复核 把盘点数据导入盘点机 H使用盘点机输入盘点数据 C初审 公司批准商品盘点报告 上报公司批准 商品盘点报告审批标准 第 57 页 共 页

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公司 商品盘点报告 1. 接受配送中心的商品盘审批表标准单 点报告申请单核明细申 通讯请单 服务2. 发送商品盘点报告批复增加商品盘点 器 单核明细批复单至配送报告申请单和 中心和分店 明细申请单数 3. 发送商品盘点配置单至据 分店和配送中心 生成新的商品盘B填写商品盘 A批准 点配置单 点配置申请单 配送中心 申请商 更新1. 接受公司的品盘点 商品商品盘点配报告申 盘点置单 请单和 通讯配 置 2. 发送商品盘明细申 服务点报告申请请单 器 单和明细申 请单至公司 上报公司审批 D审批 3. 接受公司的 商品盘点报 告批复单和 明细批复单 生成商品盘点报告单和 明细单，并更新商品盘店 报告申请单

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A批准 A批准 B审核 生成商品盘点报告批复单和明细批复单，并更新商品盘点报告申请单和明细申请单， 手工录入实际盘点数量 导入实际盘点数据 导出盘点数据 商品盘点审批标准单 中瑞软件开发技术文档

配送中心 4. 接受公司的商品盘点配置单 5. 发送商品盘点报告申请单和明细申请单至公司 6. 接受公司的商品盘点报告批复单和明细批复单 更新商品盘点配 置 通讯服务器 申请商品盘点报告申请单和明细申请单 手工录入实际盘点数量 导入实际盘点数据 导出盘点数据 上报公司审批 D审批 生成商品盘点报告单和明细单，并更新商品盘店报告申请单 商品盘点审批标准单 图（2-28） 11.4、注意事项

11.4.1、公司总经理通过电脑定义盘点时间和方式并下发通知，各部门按通 知精神执行，打印或手工填写盘点单也可使用盘点机，填完盘点单后交录入 （导入）实盘数输入电脑，各部门核对数据的准确性，上报盘点报告。企划 管理部经理按公司商品盘点审批标准在规定时间内审核盘点报告，必要时可 报总经理批准，否则退回各部门重新核对；

11.4.2、应该根据职权范围制定商品盘点报告审批标准，系统方可以此执行。 公司负责配送中心和分店报损报溢工作；

11.4.3、在规定的盘点日期进行盘点作业，盘点报告的报批必须在规定的日 期前完成。所以在指定商品盘点配置单时必须申明盘点方式，盘点日期、完 成日期、盘点范围、目标等等；

11.4.4、需要说明的一点是：在没有收到新的商品盘点配置单之前，期间的 所有商品盘点均按现行配置执行；

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11.4.5、以发展的眼光看，越来越多的企业在盘点时使用了盘点机，为此在 系统设计时必须考虑到有数据导入导出的问题，它的关键是做好不同盘点机 的接口程序；

11.4.6、从盘点至批准之间，库存量仍以机盘量为依据形成，批准之日的今 日结存量将以批准的实盘量为依据形成。如果月底仍未批准盘点报告，计算 机将强行以报批的实盘量为依据尽心下一个月的库存计算； 11.4.7、编码原则

商品盘点报告申请单号和明细申请单号：由三个部分组成：申请单位+年份+ 三位流水号；

商品盘点报告批复单号和明细批复单号：由三个部分组成：批复单位+年份+ 三位流水号；

商品盘点报告单号：由二组成：制定单位+三位流水号；

商品盘点配置申请单号：由三个部分组成：申请单位+年份+三位流水号； 商品盘点配置单号：由三个部分组成：批准单位+年份+三位流水号； 商品盘点报告单号和商品盘点明细单号与商品盘点报告批复单号和明细批复 单号一致。 11.5、关键字段

11.5.1、商品盘点报告申请单:商品盘点报告申请单号、商品盘点配置单号、 盘点日期、单位、页码数、盘点单起编号、盘点单止编号、盘点人、核对人、 录入人、差异数量、差异金额、原因

11.5.2、商品盘点报告明细申请单:页码、商品编码、商品名称、规格、单位、 价格、机盘量、实盘量

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11.5.3、商品盘点报告批复单:商品盘点报告批复单号、商品盘点报告申请单 号、商品盘点配置单号、盘点日期、单位、页码数、盘点单起编号、盘点单 止编号、盘点人、核对人、审批人、批准人、批准日期、差异数量、差异金 额、说明、是否批准

11.5.4、商品盘点报告明细申请单:页码、商品编码、商品名称、规格、单位、 价格、机盘量、实盘量、批准否

11.5.5、商品盘点报告单:商品盘点报告单号、商品盘点报告批复单号、盘点 日期、单位、页码数、盘点单起编号、盘点单止编号、盘点人、核对人、审 批人、批准人、批准日期、批准数量、批准金额、说明、是否批准

11.5.6、商品盘点报告明细单:页码、商品编码、商品名称、规格、单位、价 格、批准量、批准金额

11.5.7、商品盘点配置申请单:申请单号、申请人、申请日期、盘点日期、完 成日期、月转接日期、盘点方式、原因、批准否

11.5.8、商品盘点配置单:配置单号、申请单号、批准人、批准日期、盘点日 期、完成日期、月转接日期、盘点方式、原因

四、 库存计算

1、 系统以零售价为核算的基础。日（月、年）的库存计算公式是： 第一种: 分店和柜台库存

本日（月、年）结存金额=上日（月、年）结存金额+本日（月、年）入库金额+本日（月、年）商品报溢金额+本日（月、年）商品价格调整金额（正或负）+本日（月、年）调拨金额（正或负）—本日（月、年）

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退货金额—本日（月、年）销售金额—本日（月、年）报损金额—本日（月、年）优惠金额—本日（月、年）优惠金额—本日（月、年）退厂金额；

分店和柜台在途库存

本日（月、年）在途库存金额=上日（月、年）待退厂库存金额+本日

（月、年）待退金额； 第二种、配送中心库存 配送中心库存

本日（月、年）结存金额=上日（月、年）结存金额+本日（月、年） 进货金额+本日（月、年）商品报溢金额+本日（月、年）商品价格调 整金额（正或负）+本日（月、年）调拨金额（正或负）—本日（月、 年）退货金额—本日（月、年）配送金额—本日（月、年）报损金额 —本日（月、年）退厂金额； 第三种、公司库存

本日（月、年）结存金额=分店上日（月、年）结存金额+地区性配送

中心本日（月、年）结存金额+本日（月、年）在途库存金额。 注：统计时月和年没有考虑盘点因素。 1、

月年库存的转接

在月转接中，使用本月最后一日或指定的日期的结存金额和数量+批准的本月盘点损溢金额和数量（正负）得出下月结存金额和数量。

五、人事制度

这套系统主要是针对连锁业态而设计的，所以在人事工资考勤上尽量

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结合其特点且兼顾实际操作需要。建议在现有系统应具备以下人员属性：员工编号、人员姓名、性别、出生日期、家庭住址、身份证号、社会保障号、文凭、联系方式、个人简历、本人照片、进本单位日期、所在部门、职务、职称、工资等级、用工形式和用工期限等。

在用工形式要认真的定义，如合同工就必须填写合同号、签定时间、 受聘期限、档案保存情况、合同具体条款等信息。

要建立在工作和奖惩记录，它详细记录每个人工作和奖惩的具体细 节和过程，对员工和干部的考察提供必要的数据，为以后职务和职称调整提供依据。

六、毛利计算和付款

1、毛利计算

以先进先出为主线，以进货单、销售单、退厂单的价格为基数计算出毛利和毛利率。退厂过程中出现的，付款是产生的金额差异，将杂当日的“其它收支”中反应，不体现在具体单据和单品上。 2、付款

以先进先出为主线，按不同厂商的付款方式计算出付款数据，财务人员按核准具体金额，产生付款申请单，得到批准后由出纳付款，付款后再由出纳填写付款单。

七、卡类制度

卡既是付款的一种方式也是促销与掌握客户资料的一种手段，卡可分

为二类：第一类各个银行发行的信用卡；第二类企业自行制作与发行的卡，例如贵宾和打折卡等等。

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1、信用卡类

它是银行信用的凭证，也是银行的一种手段，更是推广货币电子

化的重要途径。对于商家来说使用此卡既可已减少现金周转量，也易于与银行的资金结算，为用户提供了一种方便快捷的付款方式。可以考虑各种方式与各家银行进行连接。例如：在南京就可以通过专线与“南京金网工程”相连，进行信用卡信息的交换以及资金结算。

2、自制卡类

商店为了提高知名度固定消费群体并掌握其消费动态，而制作的一种

带有用户资料信息的磁卡或IC卡。在发行贵宾卡时必须认真填写用户资料（序号、卡号、发卡日期、发卡人、持卡人姓名、持卡人身份证号、持卡人性别、持卡人职务、持卡人工作年限等）和相关信息，逐步完善卡和用户的管理。

序号由三个部分组成：发卡单位+四位年份+八位流水号。

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