第２４卷第２期 郑州铁路职业技术学院学报 Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ Ｚｈｅｎｇｚｈｏｕ Ｒａｉｌｗａｙ Ｖｏｃａｔｉｏｎａｌ＆Ｔｅｃｈｎｉｃｌａ Ｃｏｌｌｅｇｅ Ｖｏ１．２４ Ｎｏ．２ Ｊｕｎ．２０１２ ２０１２年６月 现代信息环境下高校档案编研的实践与思考 田 丽 （郑州铁路职业技术学院，河南郑州４５００５２） 摘要：档案编研工作是档案管理水平的一个重要标志，是主动提供档案利用的方式之一，是发挥档案馆 社会功能，提升档案馆社会地位，彰显档案馆服务能力的重要举措。 关健词：高校；档案编研；实践 档案编研工作，是近年来档案管理随着现代网 络信息环境的逐步改善和普及而迅速凸显出来的一 提供全方位、多层次的信息 高校档案共分十多个类目设置，囊括了高校管 理的各个方面各个历史阶段的信息资料。档案编研 就是通过对各类档案进行分析研究，按专题分门别 类汇编成系统性资料提供给各级领导、管理部门和 广大师生以及社会各界调阅使用。这些资料不但是 项重要工作，它带来的是档案管理由传统的封闭性 保管查阅，到主动提供开放性社会化信息服务的一 个历史性转变。这个转变使档案编研工作比以往任 何时期都显得更加重要。档案编研是档案部门根据 馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础 上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰 文字的，而且可以是声像的、电子的、多媒体的，是传 统的单纯纸质编研资料所无法比拟的。 写论文专著。传统的档案编研基本上是由人工从纸 质档案案卷中查阅相关信息进行编写印制的。而现 在的档案编研却可以充分利用计算机网络技术和数 字化档案馆的庞大信息存贮及自动检索系统工具， 进行编写、复制和链接。目前，各高等院校都相继建 立了档案网站，并且将档案网站建立的档次作为评 ３．高校档案的现代化管理，迫切需要档案编研 工作提供对原始资料的保护和利用 现有的库存档案，大部分为纸质资料，但也有部 分照片、唱片、磁盘、光盘，丝织、麻布、金属、塑料等 实物档案。档案资料大部分为孤本，有的是十分珍贵 的历史原迹，有的在现有技术条件下难以永久保存， 即使是不被人为使用，随着时间的推移也会失去其原 价院校综合实力的重要标志之一，而档案编研成果 则是档案网站的重要组成内容。 一有的品质及使用价值，何况在开展利用服务时，更容 易破损，影响档案的寿命。但是以编写档案史料的方 式提供利用，可以减少磨损，从而延长档案的寿命。 、档案编研工作的意义 １．高等教育事业的发展，迫切要求大力推进档 案编研工作 ４．高校文化的传承与宣传，迫切需要档案编研 成果的宣传展示 我院的档案资料保存了５０年代以来在各个历 史发展阶段的珍贵文物，反映了新中国成立以来我 院职业人才培养的成绩。 这期间涌现出了各个阶段 随着我国高等学校“数字化校园”建设的深人推 进，高校档案馆（室）的数字化建设和档案网站建设 取得了可喜的成绩。过去那种纸质档案“一统天下” 的格局已被纸质档案、声像档案、电子档案、多媒体 传播、档案网站等多种表达式并存的格局所取代。 ２．高校的现代化管理，迫切需要档案编研成果 的先进事迹和杰出人物，激励着一代又一代师生奋 发作为、攻艰克难。在６Ｏ周年校庆活动中通过档案 收稿日期：２０１１—１２—２９ 作者简介Ｉ田１２６ 丽（１９６２一），女，河南郑州人，郑州铁路职业技术学院档案科馆员。 编研的宣传资料对广大的在校师生，特别是青年一 专题汇编是将反映同一问题的一组文件汇集成 代起到了良好的正面教育作用。 册。可以是全文汇编，也可以是摘录汇编；可以是文 ５．推动和提高高校档案的影响力，迫切需要档 字汇编，也可以是图形汇编。 案编研工作的新突破 、 ２．大事记 。 通过编研工作，把档案信息资源从封闭状态开 大事记是按照时间顺序，简要地反映学校一定历 发出来，使广大利用者看到档案的价值，加深对档案 史时期与一定范围内发生的大事要事的真实文字记 和档案工作的了解，起到了很好的宣传作用。使档 录。大事记述范围要准确，力求大事突出，要事不漏。 案管理工作由库管型为主转变为库管型与加工创造 ３．组织机构改革 型相结合的现代化档案管理。 主要是根据档案史料将院校组织机构和院系结 二、从编研选题上挖掘档案编研的宝藏 构等方面的历史变化、隶属关系等情况编写成册，以 档案编研选题的原则：一是实用性原则。首先 供人们了解其变迁史。 应该满足本院教职员工和学员的教育、学习、科研、 ４．简介 工作的需要；其次是满足社会同业和大众宣传、交流 主要是对档案的内容、范围作简单的介绍，为利 的需要。编研选题要与学院的教学、科研和管理等 用者选用档案提供线索。简介突出“简”字，简明扼 工作紧密结合，对实际工作具有指导作用和参考价 要，要点突出。 值。档案编研还要结合高校改革和院校特色开展对 ５．手册 外宣传，提高和扩大院校的社会知名度和社会声誉， 手册大多是专业性的，具有简明、实用、方便的 为院校向社会招生和企事业单位来院招聘提供全方 特点，是深受高校专业部门和师生喜爱的、资料齐 位的信息服务。档案编研同时也要结合国内外学术 全、知识全面的工具书。 动向和科技发展新成果，开展专业编研，积极参与、 ６．志鉴 交流、推广院校的学术或科技成果，编辑出符合高校 志鉴是记述院校综合情况的历史性资料工具 发展需要的和有社会宣传交流作用的档案编研成 书。编纂志鉴对档案史料的征集和档案编研人员的 果。二是技术性原则。高校档案记载了院校管理方 要求较高，需要院校领导及各业务部门高度重视，密 方面面的工作内容，反映出院校在各个历史阶段的办 切配合，一般是在志鉴主管部门指导下完成。 学方向、指导思想、教学管理、师资面貌、学员构成、专 ７．文摘 业设置、学术和科研水平，其中科学技术性在高校全 以简单的文字摘录档案的主要内容，便于人们 部档案中具有特殊的重要作用。三是真实性原则。 了解档案的概况。摘录要精炼，文字要简短。 编研人员必须尊重历史、尊重科学、实事求是地开展 ８．调研报告 档案编研工作，确保档案编研成果的历史真貌。 主要对某一个专题、某个专业、某项技术的档案 目前，在档案管理工作中普遍认可的档案编研 进行综合研究后编写的专题报告、专著等。 成果选题主要分三个层次： 高校档案编研成果除上述文本形式外，在现代 第一层次是根据档案馆藏中的原始文件（或原 化信息环境下还出现了图片、音频、视频、专题电视 始文件的复印件），按时间或不同类别汇编成册。 片、网站等不同的传播形式。 第二层次是对原始文件进行摘录、缩编、剪辑，并按 四、创新编研手段。大力推进编研工作的发展 一定要求重新组织编写而成的概要性、介绍陡资料。 档案编研手段的创新主要体现在两个方面：一 第三层次是在对馆存档案资源和其它相关社会 是档案编研的组织手段，二是档案编研的技术手段。 信息资源进行分析研究和归纳的基础上，取其精要、 １．确立开放意识，创新档案编研的组织手段 辨其真伪、剔其谬误、相互佐证、明宗证义编写形成 在多数高校，由于编研人员知识的局限性，对种 的一种新的参考材料。这个层次的编写过程是一个 类繁多、内容丰富的专业教学档案不可能全部熟悉， 再创造过程，编写难度比较大，对档案编研人员的专 胜任编研工作的档案管理人员也不可能足额配备， 业素质要求特别高。 无法承担大量的编研任务。怎样解决这个矛盾？笔 三、从编研成果的形式上拓展馆藏档案的信息价值 者认为用开放的思维来对待这些问题。其实，高校 常见的档案编研成果形式有以下八种： 档案的管理从来就不是少数专职档案管理人员独自 １．专题汇编 能够完成的，为了完成每年数量庞大的案宗收集入 １２７ 库和建立案卷检索目录，档案管理部门在高校的各 价值”通过档案编研转变为“现实价值”。通过网络 个职能部门都聘请了大量的兼职档案员来共同完成 建立档案网站，将编研成果上网发布，信息传播不再 资料归档的任务。为了解决档案编研人才的短缺， 受时空，不再受财力物力的制约，同样可以满足 档案管理部门也可以充分发挥高校专业人才众多的 利用者对档案信息准确、快捷、时效的要求。通过网 优势，聘请其它部门的专门人才纳入到档案编研的 站对话，还可以及时了解受众对档案编研成果的意 队伍中来参与和协助档案编研，共同合作完成编研 见和要求，为提高和创新档案编研能力提供动力。 课题。 五、强化和提高保密及专利意识，确保现代信息 ２ 充分利用现代信息技术，创新档案编研的技 环境下档案编研成果安全 术手段 现代信息环境下的网络犹如一把“双刃剑”，在 随着计算机技术的发展，档案编研工作如虎添 带来利用便利的同时，也给档案编研成果带来了前 翼。运用计算机进行文字编辑处理，消除了传统档 所未有的安全隐患。其保密性、可靠性等问题也日 案编研手工抄写的许多弊端，大大提高了编研效率， 益突出。首先，从思想上加强档案信息安全重要性 降低了编研人员的劳动强度。运用多媒体技术，使 和紧迫性的认识，对于涉及保密、涉及专利的档案及 声像档案在满足社会需求方面发挥了直观优势，较 编研成果，必须依照相关法规制定一套行之有效的 好地贴近了社会的需求。 安全管理体系和安全监控机制，制定和采取档案信 随着办公网络的普及应用，为档案编研工作带 息内容服务的安全对策；其次，从采集和发布编研工 来了前所未有的便利。通过网络可以及时了解有关 作流程程序上设置不同层次的责任关口，加强保密 学科和相关专业发展的最新情况，及时掌握有关学 和专利法及相关规定的学习，熟悉保密年限和级别， 科的最新研究动态，考虑不同的利用者需求，运用多 熟悉专利注册和使用条件；再次，从硬件设备上 种科学的分类检索和链接手段，从而最大限度地发 提供保障，在资金投入上加大力度，购置当前比较成 挥档案信息资源的作用。通过网络，还可以及时地 熟的安全技术设备；最后，从技术上提供安全保障， 与有关专家学者取得联系，与图书馆、科研学术部门 采用安全可靠的系统软件、防火墙技术、入侵检测技 以及其他院校系部等相关单位取得联系，在网上互 术、防病毒技术、信息加密与数字水印技术，以确保 通信息、互通编研课题，寻找合作伙伴，走联合编研 档案编研成果在现代信息环境下的网络安全性。 之路，以提高档案编研的利用价值。将档案的“潜在 ［责任编辑：方艳］ （上接第１０５页） 作品展览的积极性，进而影响到教与学的积极性。 作品是整个展览的核心内容，无论什么样的硬件 因此，高校对举办艺术设计作品展览的支持是 设施都是为更好地展示作品服务的。因此，好的作品 明智的、必要的，也是可行的。 才是展览成功与否的决定性因素。作为高校的固定 五、总结 性展厅，拥有丰富、优秀的作品贮备是保证展览效用 艺术是感性的，艺术设计是感性与理性的结合， 的核心前提。因此高校应特别注重收藏在日常教学、 艺术设计学生就是这种结合的载体。他们感情丰富 各种规模的比赛及毕业设计过程中产生的优秀教师 又不缺乏理智，良好的学习环境是他们大学生涯的 作品和学生作品。优秀作品既是学校教学水平的窗 幸福起点，他们的内心呼唤优美的校园、优良的学 口，也是学校教学成果的里程碑。 风、负责的教师、和谐的班级。哪一个学生不热爱品 ２．高校在上的引导与鼓励，是办好作品展 味高、环境好、学风正、声誉响的母校呢？大力开展 览的不竭动力 多种形式的作品展览，营造良好的学习氛围，让学生 举办多形式的作品展览对教学质量的迅速提高 在参与中表现自我，在展示中审视自我，在体验成功 有积极地推动作用，但展览毕竟不属于教学内容，教 的快乐和愉悦中增强自信，轻松就业，扬誉母校。相 师可以组织举办展览，也可以把作业批改评析、封存 信这是每一个学生和每一所高校共同的愿望。 入库，简单省事。而举办展览往往要花费大量的精 参考文献 力与财力，如果高校对举办作品展览没有提出积极 丁涛．艺术概论［Ｍ］．沈阳：辽宁美术出版社，２００１． 的引导与鼓励措施，势必会打消师生举办各种 ［责任编辑：聂天霞］ 】２８
