对于会议筹办对于工作分工表--适用
XX 会议筹办工作安排
序号 一、会议筹办
内容
负责人
参加人
备注
领导交流
XXX（领导）
XXX（领导）
会前 2 个月达成，与领导确立会议日期及列席领导名 单
会前 2 个月：确立专家及演讲议题（草稿） 会前 1 个月：确立专家简介及切实演讲议题 会前 20 天：确立专家简介及演讲 PPT 会前 2 个月：确立会议预邀请函 会前 1 个月：确立正式邀请函
会前 2 个月：汇总需要发放邀请函人员名单（客户名 单）
依据需要发放人员人数，确立跟进邀请函发下班作的 人员人数、名单及各自分工
经过电子邮件、纸质信件、传真等多种形式发放 对发出的邀请函进行追踪，按期反应客户参会状况， 针对参会人数多少实时提出增添参会人数计划 会前半个月：确立杂志录取论文状况（发送会议预通 知时，发出论文搜集通知，对录取的论文实时反应给 投稿人）
会前一周：确立会议优异论文状况 会前一周：编制并印刷论文集 会前一周内（会前一个礼拜内）达成 会前一周内达成
演讲专家及议题
XXX（领导）
XXX（履行）
邀请函的编制
XXX（履行）
XXX（领导）
会议通知
邀请函发放
XXX（领导）
XXX（履行）
邀请函追踪
XXX（领导）
XXX（履行）
杂志论文录取
XXX（领导）
XXX（履行） XXX（领导） XXX（辅助） XXX（履行） XXX（履行）
会谈论文挑选、评审等 论文集编制 代表证、签到表制作
会议资料准备及装袋
（会议手册、代表证、日程表等）
XXX（履行） XXX（履行） XXX（领导） XXX（领导）
会议资料
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对于会议筹办对于工作分工表--适用
企业领导联系、招待及讲话稿准备
会议主持及领导讲话安排
领导、专家联系、招待及讲话稿 准备
外国代表会议时期追踪招待
XXX1（领导） XXX（履行） XXX2（领导） XXX（履行）
会前一周达成 会前一周达成
会前及会中，落实会议安排接口，保证招待总负责人 与单项工作负责人信息一致 会后 2 天内
XXX（领导） XXX（履行）
会后资料汇总
会议资料整理及会议报道
XXX（领导） XXX（履行）
二、会场安排
会前 1 天内 会议室部署：台、鲜花、水牌、
XXX（领导） XXX（履行）
欢迎牌、茶歇 、（桌上水、纸、笔）
会议室
横幅、喷绘背景、水牌制作
会议室现场检查、调试电脑、投影仪、 音响、会场摄影、录音
XXX（履行）
XXX（履行）
XXX（领导）
会议当日，提早准备好签到表，签到人员比许多时， XXX（履行）
建议准备几份签到表
准备好“请赐名片”处，签到表（空表）及署名笔 会议当日，依据参会人员级别，发放相应会议资料
领导及专家签到
XXX（领导）
会议签到
参会人员、资料发放
XXX（履行）
依据会议回执，收取会议费并供给给客户，如当 时不可以供给会议，可先供给会议收条，会后再将 会议寄回给客户
会前 15天：将专家简介及会议 PPT发给有关议员翻译， 做好翻译准备工作
现场收费
XXX（履行）
会议翻译
会议现场我司翻译 X 名，外国代表自
XXX（领导） XXX（履行）
带翻译 X 名，共同参加翻译工作
会场答疑控 制 会议用餐 媒体
XXX（履行）
会议时期用餐及酒水平备 外国代表自带媒体
XXX（履行） XXX（联系）
XXX（辅助） 会前 3 天 会前 3 天
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对于会议筹办对于工作分工表--适用
电视及平面媒体 其余媒体
三、其余
XXX（联系） XXX（联系）
会前 3 天 会前 3 天
外国代表的车辆安排
用车安排
领导、专家的车辆安排 参加会议人员集中前去会场
XXX（领导） XXX（领导） XXX（领导）
XXX（履行） XXX（履行） XXX（履行） XXX（履行） XXX（履行） XXX（履行）
会前 3 天排好车单
会议前一天见告大家出发时间及出发地址，并安排人 跟车
会前 3 天达成 会前 3 天达成 会前 3 天达成 会前 2 天达成
外国代表酒店安排
XXX（领导） XXX（领导） XXX（领导） XXX（履行）
领导、专家酒店安排
酒店安排
参会人员酒店代预定
汇总各领导、专家的住宿状况
备注：
会议总负责人： XXX（领导） 会务工作负责人： XXX 媒体负责人：
外国代表招待负责人： 其余
电话：
电话： 电话： 电话：
大型会议会前 2 个月一定由企业领导带队召动工作协调会，谈论会议方案，对各项工作进行分工，确立各项工作详细负责人。假如有必需，会 前 1 个月或许半个月，各部门领导及详细负责人还需要召开碰头会，对会议筹办工作进行协调，提早发现问题，解决问题。大型会议的总负责人最好是企业高层领导，方便对人员及资源进行整合，发挥集体优势，将会议办的更好。
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