理诊广角 Ｉ叶 Ｃｈｉｎａ ｓｃｉｅｎｃｅ ａｎｄ Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ Ｒｅｖｉｅｗ 关于提高档案资源利用效益的思考 王爱华 （山东省宁阳县档案局 山东宁阳２７１４００） ［摘 要］随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知。对于档案信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开 发利用，以实现信息资源共享。利用档案是人类社会发展的客观需要，具有极强的现实性，它的作用是其他信息资源无法替代的。有必要对档案利用的方法进行 探讨，进一步推动我国档案利用工作向深度和』一度发展。 ［关键词］档案利用方法效益 中图分类号：Ｇ２７１ 文献标识码：Ａ 文章编号：１００９ ９１４Ｘ（２００９）９（ｂ）０１６８ Ｏ１ 作为人类社会各项实践活动的真实历史产物，档案所具有的原始真实凭证 作用及其权威性是现实客观存在的，同时它又具有“今世赖以知古、后世赖以 知今”的巨作用。档案利用工作是实现档案工作目的的 一个关键性环 节，也是档案部门赖以存在和发展的重要基础，因此世界各国都非常重视档案 利用工作，并为此投入了大量的人力、物力和财力。我国档案部门也很重视档 案利用工作，认为它是档案工作的中心任务，是实现档案工作为社会主义事业 服务这一目的的直接手段。但是，长期以来，由于过份强调保密性，档案和档案 工作被蒙上了一层神秘的面纱，许多人不敢轻易踏进档案馆的大门，加之我国 国民的整体文化素质还待提高，使得社会档案意识普遍淡薄，如有些同志把档 案写成“党案０不少同志不知档案到底为何物，不了解档案有什么作用等。随 着信息时代的到来，社会各阶层对信息的需求越来越大，作为拥有丰富信息资 料的档案部门，如何利用好现有资源，为广大人民群众服务，更加充分体现档案 的价值，是档案工作者需要思考的问题。笔者认为，只有进一步拓宽档案利用 方法，加快档案信息向社会效益转化的步伐，当前出现的档案利用效率不高的 问题才能从根本上得到解决。 １拓宽档案利用方法，减少档案使用成本 在过去相当长的一段时间内，我国的档案利用工作主要是在阅览室内进行 的，且提供给利用者的大都为档案原件，这种服务被称为“阅览服务”。随着静 电复印技术的普及推广，制作档案复制件已成为我国档案部门特别是档案馆提 供利用的‘种日趋发展的方式。此外，档案部门有时也采用出借档案（大都为 原件）、举办档案展览、制作档案证明等方式向用户提供服务，档案编研工作 也被认为是深化档案利用工作的＿种新举措。笔者认为可以将档案利用方式 大体分成三个层次，第一层次为向用户提供馆藏档案信息，主要通过向社会散 发各种参考资料、发行检索工具、发表评论文章、公布档案开放消息、举办 讲演讨论会、发表档案研究的学术论文、举办档案展览等方式，激发广大用户 对档案的兴趣，了解档案的作用和馆藏内容，从而扩大档案的利用范围。第二 层次为在馆内提供利用档案，即档案馆根据各类用户的不同需要，向用户提供 档案。馆内利用是利用档案的最直接的方式。查阅者可以进行阅览和复制，但 还有一些办法如用函查询、用电话查询等方式，目前已经在国外广泛使用，在 国内尚有待使用和普及。第三层次为制作、发售缩微胶卷或结合计算机使用 的ｕ盘。这是一种国外日趋普及的馆外利用方式。查阅者可将自行决定摘引 和研究的内容编辑成微胶卷形式或ｕ盘，把档案部门制作的资料直接带走使用 或者利用电子信箱传递，这样可大大降低档案使用成本并保证档案原件的完整 性。 ２合法扩大档案开放范围，让更多档案信息服务于民 国家档案局发布的《各级国家档案馆开放档案办法》对开放档案期限 和范围作了明确规定：各级各类国家档案馆对保管的档案，自形成之日起满三 十年（除未解密或需要控制使用的部分外），均应分期分批地向社会开放。《中 华人民共和国档案法》则以法律条文的形式重申了这一规定，并作了必要的补 充，“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于ｊ十 年……”。我国各级档案馆采取各种措施，积极创造条件，简化档案利用手续， 发挥档案信息的社会功能，但由于传统保密观念的影响，档案工作存在着“重 保轻用、利用不足”的现象，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，档案 管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。机密档案应该保 密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围的利用，保而不 用只会失去保的意义，失去档案的价值。我们在档案利用上应做到：（ｉ）对外公 布开放档案，这是达到最大限度利用档案信息资源的社会化举措，一定要按照 国家有关法律法规开放公布一切应该开放的档案，在保证国家利益、集体利益 和个人合法权益不受侵害的情况下公布开放档案，让每个公民都能查阅到有关 档案，充分发挥档案的港在价值，避免出现档案“藏在深闺人不识”的现象。 （２）坚持保密原则，凡对涉及单位、部门的一些在～定时期和一～定场合具有保 密性质的档案（如疫情数据、突发事件等），要严格把关，对不该开放利用或不 属知密范围的人都坚决不予提供，避免造成失密和损失。 １６８ ｌ科技博览 ３加强特色档案建设，进一步丰富档案信息资源 建立特色馆藏，提供特色化服务是我国档案建设的一一个方向。实现这个 要求需要各级档案部门拓展档案的征集对象，加强对各单位业务档案及相关档 案的征集，争取征集到门类齐全、内容丰富的档案。同时，需要加强对照片、 光盘、磁带、电子文档等其他载体形式档案的收集和保存，做到档案馆藏形式 的“与时俱进一保证档案资料的完整和载体形式的多样化。除此之外，采取灵 活多样的征集方式，发动社会各界人士共同做好档案的征集工作，此类档案的 征集不局限于文书档案，强调档案资源的丰富多样性及其保存价值。面向社会 “民间”组织、团体征集诸如机构设置、活动大事记、组织沿革、研究成果等 相关档案资料：面向个人征集具有研究价值的家谱、族谱以及个人收藏的具有 本地特色的文学、艺术、绘画等方面的原稿、图象资料及民歌民谣、民间传 说、奇闻轶事等：向本土知名学者征集个人手稿、专著、传记、图象资料、题 词等。资料征集应采取“只要有价值的资料即属于征集对象的原则”，可以开 展针对个人的档案业务培训，增强个人对档案的收集、整理意识，培训要强调 实用性，要符合“个性化”的特点，如：个人相片、日记等资料的收集整理，家 庭成员的成长记录等，从而进一步丰富档案信息，更好地为社会服务。 ４采用现代化手段，更好地发挥档案的社会效益 我国档案工作现代化起步较晚，但发展很快，不少档案馆已开始运用电子 计算机进行档案存储、检索、编目、制卡、统计分析等工作。档案工作现代 化是世界范围内档案工作发展的必然趋势，也是解决现今档案工作所面临的各 种复杂问题的根本途径，电子计算机技术、缩微复印技术、现代通讯网络技术 等现代化技术应该在档案利用工作中得到广泛的运用。可以设想在档案馆设 立供读者自己操作的供登记用的计算机及观看查阅指南的电视放像室，读者进 入阅览室后，可通过阅览桌上的电子计算机提出利用档案的项目和内容，工作 人员转告调档人员后，读者即可到取卷台领取借阅的档案材料，甚至对查阅者 的安全检查和阅览监控及查阅者提包存取，都可实现电子计算机程序控制。目 前，我国尚不能普及达到这些配置，但国家和省级档案馆可以考虑率先实行， 市、县级案馆在现有基础上可以考虑建立档案馆目录信息共享平台，提供资源 共享服务。这样做 一方面能拓展档案馆的服务范围，另一方面也提高了档案服 务的能力和效率，有效的节省档案利用者的时间和精力。 参考文献： ［１］刘国能．《大而全、少而精，稳定发展美国档案工作初探》，《档案 学研究》ｌ９９５．２． ［２］韦庆远．《档案论史文编》，福建人民出版社１ ９８４． ［３］拙文．《当代我国档案编研工作成绩举要》，《档案学探索》，１ ９９３． ４． ［４］胡绍华．《关于美国档案工作情况的考察报告》，《外国档案工作动 态》１９９３．４ ［５］（美］威廉．ｗ．莫斯．《美国档案的开放与利用兼与中国档案开放利 用工作比较》，《中国档案》１９９５．７． ［６］张仲仁等．《美国档案文件管理》，四川社会科学院出版社１ ９８７ ［７］孙淑扬．《档案自动化管理的现状与发展》，《档案学通讯》１ ９９６． ４．
